System kontroli wewnętrznej KOGENERACJI S.A. obejmuje kontrolę funkcjonalną i kontrolę instytucjonalną.
Kontrola wewnętrzna funkcjonalna sprawowana przez wszystkich pracowników Jednostki Dominującej, jest
regularnie monitorowana w ramach kontroli wewnętrznej instytucjonalnej, realizowanej przez Biuro Audytu
Ciepłownictwo i UPS w PGE S.A. na podstawie umowy o świadczenie usług w zakresie audytu (tzw. umowa
SLA). Spółka corocznie dokonuje samooceny systemu kontroli wewnętrznej.
Na podstawie podpisanej umowy SLA za realizację audytów wewnętrznych w Jednostce Dominującej
oraz monitorowanie realizacji rekomendacji poaudytowych odpowiedzialny jest Departament Audytu i Kontroli
Wewnętrznej PGE S.A. Plan Audytów 2023 dla KOGENERACJI S.A. sporządzony został w oparciu o Mapę Ryzyk
oraz o wyniki samooceny systemu kontroli wewnętrznej Spółki i zatwierdzony przez Zarząd. Wyniki audytów
wewnętrznych były raportowane do Zarządu i Rady Nadzorczej.
Spółka oraz Grupa Kapitałowa posiadają stosowne procedury sporządzania sprawozdań finansowych mające
na celu zapewnienie kompletności i prawidłowości ujęcia wszystkich transakcji gospodarczych w danym
okresie. Funkcjonująca w Spółce polityka rachunkowości w zakresie sprawozdawczości finansowej stosowana
jest zarówno w procesie budżetowania, prognozowania, jak i okresowej sprawozdawczości zarządczej. Dane
finansowe będące podstawą sprawozdań finansowych i raportów okresowych są przygotowywane
przez kierownictwo średniego i wyższego szczebla, po zamknięciu ksiąg każdego miesiąca kalendarzowego.
Spółka prowadzi księgi rachunkowe w systemie informatycznym SAP, dzięki któremu możliwa jest analiza
wszelkich zagadnień ekonomiczno-finansowych, które są udostępnione w odpowiednim zakresie
we wszystkich jednostkach organizacyjnych Spółki. System SAP posiada pełną dokumentację techniczną,
a dostęp do zasobów informacyjnych określony jest odpowiednimi uprawnieniami.
W procesie przygotowywania skonsolidowanych sprawozdań finansowych spółki Grupy Kapitałowej
KOGENERACJA S.A. korzystają z tego samego systemu do konsolidacji i stosują te same zasady prezentacji.
Konsolidacja dokonywana jest w KOGENERACJI S.A. i jest każdorazowo weryfikowana w przypadku zmiany
w strukturze udziałów. KOGENERACJA S.A. posiada system gromadzenia i przetwarzania danych ze spółek
zależnych.
Za sporządzenie sprawozdania finansowego Spółki oraz Grupy Kapitałowej odpowiedzialny jest Wydział
Sprawozdawczości i Relacji Inwestorskich w Departamencie Finansów. Nadzór merytoryczny i organizacyjny
nad sporządzeniem sprawozdania finansowego sprawuje Dyrektor Departamentu Finansów. Sprawozdanie
finansowe jest zatwierdzane przez Zarząd, następnie badane przez niezależnego audytora i oceniane
przez Radę Nadzorczą. Księgi rachunkowe prowadzone są przez PGE S.A. od 1 lipca 2023 r.
b. System zarządzania ryzykiem
W Grupie Kapitałowej KOGENERACJA S.A. wdrożone zostały rozwiązania w zakresie architektury
zintegrowanego zarządzania ryzykiem – określone jednolitym standardem dla Grupy PGE Energia Ciepła S.A.
Nadrzędnymi celami procesu, w obecnie stosowanym modelu, pozostają:
ochrona bieżącej wartości ekonomicznej Spółki,
wzmocnienie zdolności Spółki do osiągnięcia zakładanych celów biznesowych, przy utrzymywaniu
zrównoważonej ekspozycji na ryzyka,
wspieranie procesów decyzyjnych w Spółce.
Pomiar ryzyk bieżącej działalności dokonywany jest w danym roku w perspektywie roku n+1. Dzięki temu,
przy zastosowaniu racjonalnie pesymistycznego scenariusza, możliwe jest zidentyfikowanie oraz
przygotowanie odpowiedniej reakcji na ryzyko, w warunkach istotnych zmian zachodzących względem
kluczowych funkcji biznesowych Spółki. Na podmioty prowadzące działalność gospodarczą w sektorze
wytwarzania ciepła oraz energii elektrycznej, nałożono zobowiązania o istotnym znaczeniu dla zaspokojenia
podstawowych potrzeb obywateli oraz bezpieczeństwa energetycznego państwa i transformacji energetycznej,
zmierzającej do realizacji założeń związanych z ochroną klimatu. Mając też wiedzę co do zaufania, jakim
obdarzyli Spółkę jej klienci oraz znaczenia dostaw energii i ciepła dla zapewnienia prawidłowego
funkcjonowania całej społeczności lokalnej, w sposób świadomy i odpowiedzialny brane są pod uwagę wszelkie
zagrożenia, które mogłyby doprowadzić do zakłócenia planowanej produkcji. Pomiarowi podlegają nie tylko
możliwość poniesienia uszczerbku na majątku lub nieosiągnięcia zysku, ale też zagrożenia związane
z ewentualną utratą zaufania klientów Spółki oraz budowanej reputacji jako pewnego dostawcy energii.
Podobnie jak inne podmioty z sektora ciepłowniczego, Grupa Kapitałowa KOGENERACJA S.A. narażona jest
również na ryzyka i zagrożenia wynikające ze specyfiki prowadzonej działalności operacyjnej, funkcjonowania
w określonym otoczeniu rynkowym i regulacyjno-prawnym oraz na ryzyka wynikające z aktualnej sytuacji
makroekonomicznej i geopolitycznej.