Fakturowanie online - jak działa i dlaczego warto z niego korzystać?

Prostsze i szybsze wystawianie faktur

Wybór najlepszego programu do faktur (https://comparic.pl/jak-wybrac-najlepszy-program-do-faktur/?utm_source=content&utm_medium=link&utm_campaign=papmediaroom) warto poprzedzić weryfikacją funkcjonalności wpływającą na bezbłędne wystawianie dokumentów sprzedażowych. Oprogramowanie powinno automatycznie uzupełniać dane kontrahentów na podstawie NIP-u. System, który pobiera aktualne informacje z ogólnodostępnych baz (GUS, REGON), ogranicza ryzyko pomyłek i konieczności przesłania faktury korygującej klientowi. Jak podaje faktura.pl (https://faktura.pl/?utm_source=content&utm_medium=link&utm_campaign=papmediaroom04), najszybsi przedsiębiorcy wystawiają faktury w zaledwie 30 sekund. Co więcej, program do faktur z bazą kontrahentów, produktów i usług sprawia, że nie musisz za każdym razem wpisywać danych od nowa. Wystarczy wybrać odpowiednią pozycję z listy.

Jeżeli często nawiązujesz współprace z nowymi dostawcami, od których zamawiasz towary i usługi o wartości przekraczającej 15 tys. zł, przyda Ci się automatyczne weryfikowanie obecności przedsiębiorcy na białej liście podatników VAT. Ta funkcja uchroni Cię przed zleceniem przelewu na konto spoza listy, co uniemożliwiłoby Ci uwzględnienie wydatku w kosztach uzyskania przychodu.

Przedsiębiorcy współpracujący ze stałą pulą klientów docenią funkcję cyklicznego wystawiania i wysyłania faktur. Wystarczy wskazać kontrahenta, przedmiot sprzedaży oraz wartość dokumentu sprzedażowego, który będzie wysyłany e-mailowo z określoną częstotliwością. Co ważne, kontrahent może otrzymać nie tylko wiadomość e-mail, ale również powiadomienie SMS, dzięki któremu nie przeoczy faktury oczekującej na płatność. System przypomni Ci o wystawieniu cyklicznej faktury z jednodniowym wyprzedzeniem oraz potwierdzi jej wysłanie, więc będziesz mieć pełną kontrolę nad dokumentacją.

Integracja z KSeF

Już od 1 lutego 2026 roku KSeF (https://faktura.pl/ksef-krajowy-system-e-faktur/?utm_source=content&utm_medium=link&utm_campaign=papmediaroom04) (Krajowy System e-Faktur) będzie obowiązkowy dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (włącznie z kwotą podatku) przekroczy 200 mln zł w 2025 roku. Pozostali przedsiębiorcy będą zobligowani do wdrożenia KSeF najpóźniej do 1 kwietnia 2026 roku. W związku z tym firmy powinny zweryfikować, czy program do faktur zagwarantuje im integrację z KSeF, aby wystawiać tzw. faktury ustrukturyzowane. To elektroniczne dokumenty sprzedażowe, które spełniają standardy i wymagania KSeF. Każda taka faktura zostanie wprowadzona do systemu i otrzyma niepowtarzalny numer identyfikujący.

Sprawniejsze zarządzanie płatnościami

Czy zdarzyło Ci się przeglądać historię transakcji na rachunku bankowym, aby zweryfikować, czy kontrahenci opłacili faktury? Jeżeli tak, warto zautomatyzować monitorowanie należności. Program do faktur powinien wysyłać Ci alerty o nieoznaczonych statusach płatności oraz ewentualnych opóźnieniach, aby uwolnić Cię od ręcznego przeglądania przelewów na koncie firmowym. Co istotne, istnieje szansa, że kontrahenci będą szybciej opłacać faktury, jeśli dokumenty będą zawierać przycisk „Kliknij, aby opłacić”. Dzięki temu rozwiązaniu klient zostanie przeniesiony do bezpiecznej bramki płatniczej, która umożliwia wysłanie przelewu natychmiastowego.

Uporządkowana dokumentacja firmowa w wirtualnym segregatorze

Rozproszenie dokumentów firmowych w różnych źródłach sprawia, że skompletowanie faktur przychodowych i kosztowych dla księgowej zajmuje nawet do kilkudziesięciu minut. Program do fakturowania z funkcją wirtualnego segregatora zastępuje foldery na dysku w chmurze i twardym, umożliwiając przesłanie dokumentów do biura rachunkowego zaledwie jednym kliknięciem. Cyfrowy segregator przechowuje nie tylko faktury, ale także umowy, aneksy, pisma urzędowe oraz inne pliki firmowe. Co warte wyróżnienia, program Faktura.pl pozwala na stworzenie dedykowanego adresu e-mail do odbierania faktur kosztowych, który można podawać dostawcom i wpisywać na platformach online, aby otrzymywać faktury za subskrypcje. Każdy dokument przesłany na specjalną skrzynkę e-mail jest automatycznie importowany do oprogramowania, co uwalnia przedsiębiorcę od ręcznego wyszukiwania faktur kosztowych na koniec miesiąca.

Przedsiębiorcy, którzy używają zautomatyzowanego oprogramowania do faktur, unikają problemów związanych z błędnymi danymi kontrahentów, zapominaniem o dokumentach sprzedażowych przez klientów czy kompletowaniem plików dla księgowej. Dzięki programowi do fakturowania online zyskujesz dostęp do dokumentacji z dowolnego urządzenia z dostępem do sieci, więc możesz wygodnie kontrolować finanse firmy także poza biurem.

Więcej na: https://faktura.pl  

Źródło informacji: Faktura.pl