Grupa VAT: rozwiązanie podatkowe, które wciąż jest niszowe

W pierwszym roku obowiązywania nowych przepisów (2023 r.) w Polsce powstało 21 Grup VAT [2]. Dziś, po trzech latach, jest ich niewiele ponad 50 [3]. W przeciwieństwie do Grupy VAT, wejście w KSeF nie było kwestią wyboru: od lutego 2026 roku system jest obowiązkowy dla największych firm w Polsce, a od kwietnia 2026 roku praktycznie dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców. KSeF, podobnie jak Grupa VAT, wydawał się początkowo zmianą czysto podatkową, ale okazało się, że konsekwencje sięgają głębiej i dotykają m.in. procesów zakupowych i sprzedażowych, obiegu dokumentów czy organizacji pracy księgowości.

„Wdrożenie KSeF wymuszało odpowiedzi na różne pytania m.in. kto wystawia faktury, kto odpowiada za dane, kto zarządza uprawnieniami i jak wygląda ścieżka akceptacji dokumentów. W wielu firmach to właśnie procesy, a nie integracja IT, okazały się największym wyzwaniem podczas wdrażania. Podobnie jest w przypadku Grupy VAT gdzie największym wyzwaniem nie jest sama technologia lecz uporządkowanie procesów, odpowiedzialności i współpracy między spółkami wchodzącymi w skład grupy. W praktyce tworzenie Grupy VAT często pokazuje, że poszczególne spółki, które miałyby wejść w skład grupy, często funkcjonują według różnych zasad. Różnią się w nich procedury, obieg dokumentów, dane podstawowe czy sposób raportowania” - mówi Agata Adamska, Accounting Manager BPiON.

Przepisy to dopiero początek

Tempo przyrostu Grup VAT wciąż jest niewielkie, a firmy podchodzą do tego rozwiązania ostrożnie. Przypomnijmy kilka cyfr: w 2023 roku powstało 21 grup, na koniec 2024 roku było ich 38, a na początku 2026 jest ich nieco ponad 50 [4].

„Grupa VAT niesie ze sobą różne ułatwienia, ale do wdrożenia trzeba się dobrze przygotować. Przepisy to początek procesu, dopiero później zaczyna się praca operacyjna, czyli m.in. dostosowanie systemów, raportowanie JPK, obsługa kas fiskalnych, pełnomocnictwa, biała lista rachunków bankowych, czy komunikacja z kontrahentami. To właśnie te obszary decydują o powodzeniu projektu” - wyjaśnia Agata Adamska, Accounting Manager BPiON. Mimo to, jak podkreśla Ekspertka, warto spróbować, bo Grupa VAT niesie ze sobą realne korzyści. Do najważniejszych należy m.in. neutralność podatkowa transakcji zawieranych wewnątrz grupy (bez faktur i bez naliczania VAT na obrocie między spółkami) oraz uproszczenie rozliczeń dzięki jednej, zbiorczej deklaracji JPK_VAT zamiast osobnych plików dla każdego podmiotu. Duże znaczenie ma też wymierna poprawa płynności finansowej, szczególnie tam, gdzie jedna spółka z grupy regularnie płaci VAT, a inna sukcesywnie czeka na jego zwrot.

Jak przygotować firmę krok po kroku?

Warto zacząć nie od technologii, lecz od mapowania procesów i identyfikacji obszarów, na które zmiana będzie miała wpływ, obejmując tym mapowaniem zarówno obieg dokumentów, jak i osoby odpowiedzialne na każdym jego etapie. Równolegle warto ujednolicić dane podstawowe i procedury między spółkami wchodzącymi w skład grupy, bo to właśnie te rozbieżności najczęściej okazują się wąskim gardłem całego projektu. W praktyce najwięcej czasu zajmują zwykle kwestie operacyjne: raportowanie JPK, uprawnienia i pełnomocnictwa, biała lista rachunków bankowych, obsługa kas fiskalnych, obieg dokumentów czy komunikacja z kontrahentami. To właśnie te obszary najczęściej decydują o powodzeniu całego projektu.

„Kluczowe jest zaangażowanie finansów, podatków, IT i biznesu odpowiednio wcześnie. Im lepiej organizacja przygotuje procesy i odpowiedzialności, tym łatwiej przejdzie przez wdrożenie projektu” - podsumowuje Agata Adamska, Accounting Manager BPiON.

Warto też pamiętać o różnych kwestiach formalnych. Po pierwsze: umowę o utworzeniu Grupy VAT trzeba zawrzeć na minimum 3 lata, a jej skład (raz ustalony) nie może być już zmieniany w trakcie działalności grupy, co oznacza, że decyzję o tym, które spółki wejdą do grupy, trzeba podjąć świadomie już na samym początku. Mimo że transakcje wewnątrz grupy nie są fakturowane ani wykazywane w JPK, ustawa nakłada obowiązek prowadzenia odrębnej elektronicznej ewidencji tych operacji, przekazywanej do urzędu skarbowego za okresy miesięczne. Trzeba też pamiętać, że w razie zaległości podatkowych grupy odpowiedzialność finansową ponoszą wspólnie wszystkie spółki wchodzące w jej skład, więc to ryzyko warto uwzględnić już na etapie negocjowania umowy między nimi.

Grupa VAT wciąż pozostaje więc rozwiązaniem dla dobrze przygotowanych. Ci, którzy zdecydują się wejść w ten proces z odpowiednim zapleczem procesowym i technologicznym, mogą zyskać przewagę.

Źródła:

[1] Artykuł: „Grupa VAT. Na czym polega”. Źródło: https://zrozumvat.pl/grupa-vat/ 

[2] Artykuł: „Powstało tylko 21 grup VAT - nowe przepisy bez sukcesu”, szczegóły: https://www.prawo.pl/podatki/dlaczego-powstalo-tylko-21-grup-vat,524069.html 

[3] Artykuł: „Grupa VAT - niedocenione rozwiązanie w JST?”. Źródło: https://www.deloitte.com/pl/pl/services/tax/perspectives/strefa-samorzadu/grupa-vat-niedocenione-rozwiazanie-w-jst.html 

[4] Artykuł: „Powstało tylko 21 grup VAT - nowe przepisy bez sukcesu”, szczegóły: https://www.prawo.pl/podatki/dlaczego-powstalo-tylko-21-grup-vat,524069.html oraz artykuł: „Grupy VAT w Polsce - refleksje po dwóch latach obowiązywania przepisów” źródło: https://www.prawo.pl/podatki/grupy-vat-w-polsce-refleksje-po-dwoch-latach-obowiazywania-przepisow,530688.html oraz https://www.deloitte.com/pl/pl/services/tax/perspectives/strefa-samorzadu/grupa-vat-niedocenione-rozwiazanie-w-jst.html 

Źródło informacji: BPiON