HR na nowych zasadach w 2026. EU AI Act wprowadza rewolucję w podejściu do rekrutacji

AI Act to pierwsze na świecie tak kompleksowe rozporządzenie, obejmujące nie tylko technologie generatywne, lecz cały ekosystem systemów AI. Fundamentem aktu jest podział tych rozwiązań według stopnia potencjalnego wpływu na prawa i wolności człowieka. Rozwiązania sklasyfikowane jako „niedopuszczalne ryzyko” są całkowicie zakazane. Na przeciwnym biegunie znajdują się systemy o niskim poziomie ryzyka, które objęte są jedynie minimalnymi wymaganiami. Popularne w HR narzędzia wykorzystywane m.in. w procesach rekrutacyjnych czy monitorowaniu wydajności zostały zakwalifikowane jako systemy wysokiego ryzyka. Budzą one bowiem obawy związane z etyką, dyskryminacją i prywatnością, przez co wymagają szczególnych zabezpieczeń.

„Automatyzacja od lat pomagała działom HR działać szybciej i efektywniej, ale dziś kluczowe staje się pytanie czy robimy to również bezpiecznie i zgodnie z prawem? Wraz z nowymi regulacjami firmy muszą nauczyć się myśleć o zgodności z przepisami już na etapie projektowania procesów” - podkreśla Szymon Kluba z HR Contact.

AI pod lupą

Nowe przepisy jasno określają, jakie działania należy podjąć oraz jakie standardy wdrożyć w działach HR. Punktem wyjścia powinien być audyt wykorzystywanych systemów AI, obejmujący ich inwentaryzację, analizę pochodzenia, dostawców, funkcjonalności oraz rodzaju przetwarzanych danych. Każde narzędzie musi przejść formalną ocenę ryzyka w konkretnych obszarach działania. Równocześnie wymagane jest wdrożenie systemów zarządzania ryzykiem, w tym cyklicznych aktualizacji. Nowością jest również obowiązek informowania osób, których dotyczą decyzje wspierane przez AI, o tym, że takie narzędzia zostały wykorzystane. Kandydaci i pracownicy powinni mieć dostęp do informacji, jakie czynniki miały wpływ na rekomendację lub decyzję systemu.

„Jednym z kluczowych wymogów wynikających z nowych przepisów jest obowiązek zapewnienia nadzoru człowieka nad działaniem systemów AI. Firmy muszą wyznaczyć kompetentne osoby, które będą mogły interweniować, modyfikować lub jeśli zajdzie taka potrzeba odrzucać decyzje podejmowane przez algorytmy. Co istotne, rola decyzyjna człowieka musi być formalnie ujęta w wewnętrznych procedurach. To fundamentalna zmiana, która przywraca AI do roli narzędzia wspierającego człowieka, a nie decydującego za niego. Nasze doświadczenie potwierdza, że to słuszny kierunek, bo nawet najbardziej zaawansowane systemy nie zastąpią wiedzy, doświadczenia, wyczucia i intuicji ludzi” - zauważa Szymon Kluba.

Od czego zacząć

Patrząc na listę nowych obowiązków eksperci podkreślają zgodnie, że jeśli chcemy skutecznie wdrożyć nowe przepisy, proaktywność jest kluczowa. „Choć nowe regulacje zaczną obowiązywać dopiero w sierpniu 2026 roku, rozpoczęcie przygotowań dopiero wtedy będzie bardzo ryzykowne. Tylko audyt narzędzi AI przeprowadzony z odpowiednim wyprzedzeniem pozwoli firmom dostosować się do AI Act bez ryzyka operacyjnego paraliżu” - podkreśla Katarzyna Szudy z HR Contact.

Jakie kroki warto wdrożyć już teraz? Jeszcze na etapie audytu warto dokładnie zmapować wszystkie procesy, w których decyzje dotyczące kandydatów lub pracowników wspierane są przez AI. Istotna jest również analiza rodzaju przetwarzanych danych. Aby spełnić wymagania, należy także opracować firmową politykę wykorzystania AI, uwzględniając m.in. zasady nadzoru ludzkiego, procedury bezpieczeństwa i zarządzania ryzykiem. Do 2 sierpnia organizacje powinny również nawiązać kontakt z dostawcami narzędzi opartych na AI i pozyskać pełną dokumentację techniczną niezbędną do spełnienia nowych obowiązków. Ostatnim, choć równie ważnym krokiem, jest przygotowanie pracowników.

Porządek, przejrzystość, przewaga

Choć AI Act istotnie zmienia podejście do narzędzi AI w branży HR i bywa postrzegany jako zbyt restrykcyjny, coraz więcej firm dostrzega w nim szansę na uporządkowanie procesów i bardziej świadome, odpowiedzialne wykorzystanie technologii. - „Istotne jest jednak, by nie traktować regulacji jak jednorazowego projektu, ale jako stały proces podnoszenia jakości decyzji w HR. Naszą rolą jest pomóc firmom przejść cały proces i wykorzystać AI mądrze, tak, aby była narzędziem zwiększającym efektywność, a nie źródłem ryzyka” - dodaje Katarzyna Szudy z HR Contact.

Źródło informacji: HR Contact