Krajowy System e-Faktur - nadciąga nieuchronna rewolucja

W sformułowaniu odpowiedzi na pytania o realne zagrożenia i korzyści płynące z wprowadzenia obowiązku e-fakturowania pomóc mogą doświadczenia innych państw. Zważywszy na pionierski charakter tego mechanizmu, nie zgromadzono ich jednak w Europie zbyt wiele. Zgodę instytucji unijnych na prowadzenie obowiązkowego e-fakturowania uzyskało dotychczas sześć państw: Włochy (2018 r.), Polska i Francja (2022 r.), Niemcy i Rumunia (2023 r.) oraz Grecja (marzec 2025 r.). Z udzielonej zgody skorzystały jak dotąd dwa kraje: Włochy, gdzie obowiązek e-fakturowania wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2019 r., oraz Rumunia, w której obligatoryjny system funkcjonować zaczął z początkiem 2024 r. Przykład Włoch, mających ponad sześć lat doświadczeń w stosowaniu nowych regulacji, wydaje się szczególnie cenny z punktu widzenia Polski. Tym bardziej że włoskie rozwiązanie, polegające na przesyłaniu faktur pomiędzy przedsiębiorcami za pośrednictwem krajowej platformy, stanowiło inspirację dla polskiego modelu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Jak przebiegało wdrożenie e-faktury we Włoszech? 

W 2016 r., tj. w dwa lata po ogłoszeniu decyzji o rozpoczęciu prac nad e-fakturowaniem, podatnikom udostępnione zostało środowisko testowe. Z początkiem 2019 r. w obowiązkowy system włączono pierwsze 2,8 mln podatników, tj. ok. 44 proc. włoskich przedsiębiorców. Podmioty o rocznych przychodach przekraczających 25 tys. euro objęte zostały obowiązkiem w połowie 2022 r., zaś pozostali podatnicy z dniem 1 stycznia 2024 r. Liczba faktur przesyłanych za pośrednictwem krajowej platformy wzrosła w tym okresie z 2,1 mld w 2019 r. do 2,4 mld w 2023 r. Natomiast liczba faktur, które pomimo prawidłowego przesłania, z przyczyn technicznych nie zostały zarejestrowane w systemie, wyniosła w pierwszym roku wdrożenia ok. 1,6 proc. Liczba „odrzuceń”, pomimo usprawnień systemu, pozostaje na stałym poziomie. 

Efektywność przewyższająca 98 proc. oznacza, że co roku, z przyczyn technicznych we Włoszech ginie ponad 33 mln faktur. Nie wiąże się to jednak ze znacznymi utrudnieniami dla biznesu. Integracja systemów podatkowo-księgowych firm z prowadzonym przez administrację rejestrem pozwala na automatyczną identyfikację tych odrzuceń i ponowne przesyłanie brakujących faktur do systemu. Według badań naukowców z Politechniki w Mediolanie, wdrożenie e-fakturowania stanowiło dla wielu przedsiębiorców impuls do dokonania transformacji w kierunku większej efektywności procesów, w tym do odejścia od modelu opartego na rozproszonych, niepołączonych systemach IT. Na będące wynikiem e-fakturowania korzyści w postaci oszczędności czasu i kosztów oraz optymalizacji procesów w przedsiębiorstwie wskazuje ok. 53 proc. włoskich firm. Jako przyczynę sprawnego wdrożenia reformy włoscy naukowcy wskazują przeprowadzenie efektywnego pilotażu, rozłożenie jej realizacji na wiele lat oraz stały kontakt z podatnikami poprzez działające permanentnie forum.

Czy Polska skorzystała w jakiś sposób z włoskich doświadczeń? 

Inaczej niż we Włoszech, w toku trwającego od początku 2022 r. pilotażu, do 5 marca 2025 r. z fakultatywnego Krajowego Systemu e-Faktur skorzystało niewiele ponad 5 tys. podatników VAT, czyli ok. 3 promile uprawnionych podmiotów. W efekcie pilotaż nie przygotował firm do obowiązkowego e-fakturowania ani nie stanowił dla administracji realnego testu wydajności i bezpieczeństwa wdrażanego systemu. 

Pozytywnie jednak należy ocenić fakt, że ramy prawne obowiązkowego KSeF tworzone są w bliskiej współpracy z przedsiębiorcami. Tylko w cyklu spotkań „Konsultujemy KSeF”, udział wzięło ponad 10 tys. przedstawicieli biznesu oraz branży doradczej. Wskazane konsultacje miały niestety charakter doraźny. Inaczej niż we Włoszech, nie powołano w Polsce forum, które stanowiłoby stałe miejsce dialogu na temat KSeF z udziałem administracji i podatników, przyczyniając się do szybkiego przepływu informacji oraz sprawnego reagowania na ewentualne trudności. Jest to o tyle zaskakujące, że tego rodzaju forma cyklicznej współpracy z biznesem funkcjonuje już w Polsce z powodzeniem, czego przykład stanowi działające od siedmiu lat Forum Cen Transferowych. Ujęcie dialogu z biznesem w ramy organizacyjne byłoby także impulsem dla ustrukturyzowania procesu konsultacji. 

Brak ustalonego harmonogramu prac doprowadził do sytuacji, w której mimo że od zaprezentowania podatnikom pierwszego projektu regulacji KSeF minęło już ponad dwa i pół roku, ostateczna treść przepisów, które mają być stosowane w pierwszym kwartale 2026 r. nie jest jeszcze znana. Wdrożenie KSeF zostało zaplanowane na okres pomiędzy lutym 2026 r. a styczniem 2027 r. Analogiczny proces trwał we Włoszech nie 11 miesięcy, a pięć lat, poczynając od stycznia 2019 r., a kończąc na styczniu 2024 r. Zestawienie ambitnego terminarza wdrożenia e-fakturowania z umiarkowanym sukcesem pilotażu, trwającymi pracami nad określeniem ram prawnych reformy oraz brakiem stałych kanałów dialogu pomiędzy biznesem a resortem finansów pozwala stwierdzić, że Polska w ograniczonym stopniu skorzystała z włoskiej recepty na sukces. Czy to, co zrobiono, wystarczy, aby zapewnić sprawny przebieg czekającej podatników rewolucji w fakturowaniu? Czas pokaże.

Temat KSeF był poruszany podczas Kongresu Rady Podatkowej Konfederacji Lewiatan.

Autor: Jan Sarnowski (LL.M. Köln), doradca podatkowy, pracownik naukowy Zakładu Podatków w Instytucie Finansów SGH. Członek Grupy Ekspertów VAT Komisji Europejskiej. Ekspert w zakresie prawno-podatkowej obsługi procesów inwestycyjnych i transakcji transgranicznych. W latach 2019-2022 był wiceministrem finansów odpowiedzialnym za legislację podatkową w Polsce, za wdrożenie ulg podatkowych dla MŚP, przemysłu wytwórczego i nowych technologii. W latach 2022-2023 był członkiem zarządu i dyrektorem finansowym KUKE SA. Obecnie pełni funkcję członka VAT Expert Group przy Komisji Europejskiej oraz Head of Tax and Structuring w kancelarii Fieldfisher Polska.

Źródło informacji: SGH