KSeF nie działa? Przepisy przewidują cztery odrębne procedury wystawiania faktur

Tryb offline24 nie wymaga komunikatu ze strony administracji skarbowej

Ministerstwo Finansów wskazuje konkretne rozwiązania w przypadku, kiedy system KSeF jest niedostępny. Jednam z nich jest tryb offline24, z którego mogą korzystać wszyscy podatnicy, na przykład w razie problemów z siecią. Przepisy nie wymagają dowodu, że połączenia rzeczywiście zabrakło, więc z rozwiązania można korzystać w każdej sytuacji. Faktura powstaje poza systemem, ale w postaci zgodnej z obowiązującym wzorem struktury logicznej, którym od 1 lutego 2026 r. jest FA(3).

Warto też wspomnieć o tym, że faktura wystawiona jako dokument online, lecz przesłana do KSeF dopiero następnego dnia, zostanie przez system potraktowana właśnie jako wystawiona w trybie offline24.

Prace serwisowe przesuwają termin na dzień po zakończeniu przerwy

Niedostępność systemu w rozumieniu art. 106nh ustawy o VAT to przede wszystkim planowane prace serwisowe, ogłaszane przez Ministerstwo Finansów. Resort deklaruje, że będą prowadzone nocą lub w godzinach najmniej uciążliwych. Fakturę wystawia się według wzoru FA(3), tak samo jak w trybie offline24, natomiast termin biegnie od zakończenia przerwy, a nie od dnia wystawienia dokumentu.

Awaria ogłoszona w BIP daje siedem dni roboczych

Tryb awaryjny zaczyna obowiązywać, gdy Ministerstwo Finansów ogłosi awarię systemu. Komunikat pojawia się w Biuletynie Informacji Publicznej resortu oraz w samym systemie. Ten sam komunikat informuje o zakończeniu awarii i od wskazanego w nim dnia liczy się 7 dni roboczych na przesłanie faktur do KSeF.

Awarię całkowitą, opisaną w art. 106ng ustawy o VAT, ogłasza się tylko w sytuacjach nadzwyczajnych, a informacja o niej trafia do mediów. Wtedy faktury wystawia się tak jak przed wprowadzeniem obowiązkowego KSeF, czyli na papierze albo w dowolnej formie elektronicznej. Takich faktur nie trzeba później wysyłać do systemu.

Zobacz, jak wystawiać faktury sprawnie z system Afaktury - sprawdź integrację z KSeF na stronie: https://afaktury.pl/ksef-faktury,0,62/ 

Faktura przekazana nabywcy poza systemem wymaga dwóch kodów QR

Dokument wystawiony w jednym z trybów offline i przekazany nabywcy, zanim trafi do KSeF, wymaga dwóch oznaczeń.

- Pierwszy kod QR, z napisem OFFLINE, zapewnia dostęp do faktury w systemie i weryfikację zawartych na niej danych.
- Drugi, z napisem CERTYFIKAT, potwierdza tożsamość wystawcy i wymaga wcześniejszego pobrania certyfikatu KSeF typu 2.

Po nadaniu dokumentowi numeru KSeF jego wizualizacja zawiera już tylko jeden kod z tym numerem.

Data wystawienia pozostaje bez zmian, data otrzymania zależy od nabywcy

We wszystkich trybach offline faktura jest uznana za wystawioną w dacie wskazanej przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej, a późniejsze przesłanie dokumentu tego nie zmienia. Inaczej ustala się moment otrzymania faktury przez nabywcę. Krajowy podatnik VAT otrzymuje ją co do zasady w dniu nadania numeru KSeF.

W przypadku nabywców wskazanych w ustawie o VAT, czyli między innymi konsumentów, podmiotów zagranicznych i nabywców bez numeru NIP, liczy się data faktycznego otrzymania dokumentu. Fakturę korygującą do dokumentu wystawionego w trybie offline wystawia się dopiero po nadaniu fakturze pierwotnej numeru KSeF.

Kary za naruszenie obowiązków zaczną obowiązywać w 2027 roku

Terminy dosłania faktur liczone są w dniach roboczych, co wyłącza soboty, niedziele i dni ustawowo wolne od pracy. Kary związane z KSeF zostały odroczone do 1 stycznia 2027 r. Nie zwalnia to z obowiązku przesłania dokumentu, ponieważ dopiero rejestracja w systemie skutkuje nadaniem numeru KSeF, który potwierdza prawidłowe przetworzenie faktury.

Program zintegrowany z systemem przejmuje kontrolę nad terminami

Zastosowanie procedur szczególnych wymaga śledzenia komunikatów Ministerstwa Finansów, zgodności dokumentu ze wzorem FA(3), wygenerowania kodów QR oraz pilnowania terminów. W praktyce takie zadania przejmuje oprogramowanie zintegrowane z KSeF, na przykład Afaktury.pl, obecny na rynku od 2014 roku.

System działa przez przeglądarkę i zapewnia dwukierunkową integrację z KSeF, czyli wysyłkę faktur oraz pobieranie dokumentów kosztowych od kontrahentów, bez logowania się do systemów administracji skarbowej.

Kontroluje statusy wysyłanych dokumentów, poświadczenia odbioru i komunikaty o błędach, dzięki czemu widać w jednym miejscu, które faktury uzyskały numer KSeF, a które wymagają ponownego przesłania.

Źródła:

https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/tryby-szczegolne-wystawiania-faktur/ 
https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/tryb-awaryjny/
https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/

Więcej na: https://afaktury.pl/   

Źródło informacji: MEKROS LTD.