Zarządzanie projektami w organizacji: skuteczna metodyka czy "jakoś to będzie"

Kierownicy projektów w realiach naszego rynku codziennie zmagają się z realizacją skomplikowanych, opatrzonych sporym ryzykiem projektów. Ich optymalne - z punktu widzenia biznesowego i metodologicznego - prowadzenie, gwarantuje efektywne funkcjonowanie całej organizacji. Pomimo skuteczności, jaką zapewniają nowoczesne metodyki zarządzania, nie wszystkie firmy gotowe są na ich implementację. Niestety, cały czas popularne w Polsce jest działanie na tzw. "wyczucie". Kierowanie projektami w ten sposób tylko pozornie wydaje się szybsze i łatwiejsze. Realnie jednak, zwiększa ryzyko porażki projektowej.

Zdaniem Piotra Plewińskiego, prezesa w firmie doradczej pmexperts, błędy w zarządzaniu, takie jak niedoszacowanie kosztów czy zła ocena czasu realizacji projektów, wynikają ze spontanicznego działania i braku odpowiedniego przygotowania.

"Myślę, że charakterystyczne dla Polaków jest to, że lubimy działać spontanicznie, bez sprawdzonego, dojrzałego podejścia. Takie trochę pospolite ruszenie, jedźmy z tym i może się uda" - mówi Plewiński.

Co ciekawe, zdaniem wielu ekspertów skuteczne zarządzanie projektami nie jest już domeną wielkich organizacji. Coraz częściej małe i średnie przedsiębiorstwa decydują się na podnoszenie kwalifikacji swoich pracowników i zmianę ładu organizacyjnego.

W ocenie Macieja Krupy, project managera w pmexperts, świadomość przedsiębiorców w Polsce o tym, jak istotne jest prawidłowo działające środowisko projektowe stale rośnie i rozszerza się na coraz to nowe gałęzie rynku.

"Świadomość polskich przedsiębiorców w tym zakresie wyraźnie wzrasta. Bardzo cieszy fakt, że dotyczy to również małych i średnich przedsiębiorstw zrodzonych z rodzimego kapitału. Jeszcze kilka lat temu świadome zarządzanie projektami było domeną dużych firm" - mówi Maciej Krupa.

Bliska i wielopoziomowa współpraca firm doradczych ze swoimi klientami owocuje podniesieniem efektywności realizowanych projektów nawet o 30 proc. - "to gra warta świeczki". Zrozumienie dla benefitów płynących z wdrażania mechanizmów optymalizujących zarządzanie projektami, motywuje przedsiębiorców do coraz to nowych inwestycji w tym zakresie.

Klasyczne szkolenia z metodyk takich jak PRINCE2, Agile czy Scrum coraz częściej stanowią tylko fragment zaplanowanej strategii. Firmy decydują się na kompleksowe rozwiązania, które dobierają metodyki oraz rodzaj szkoleń do specyfiki danego przedsiębiorstwa. Tak przygotowana strategia jest łatwiejsza do wdrożenia i utrwalenia. W jej efekcie poprawia się ład organizacyjny, komunikacja w projektach oraz zrozumienie dla celów biznesowych, które stawiane są przez szefów firm.

Podobnego zdania jest Maciej Krupa, którego firma przez wiele lat specjalizowała się w realizacji szkoleń z zakresu zarządzania projektami. Obecnie głównym celem spółki jest wdrażanie kompleksowych rozwiązań, których efekty są gwarantowane, a poziom skuteczności w dużej mierze zależy od skali podjętych działań.

"Wspólnie z przeszkolonymi pracownikami opracowujemy wewnętrzną metodykę dostosowaną do specyfiki danej organizacji oraz do celów biznesowych stawianych projektom przez właścicieli bądź zarząd. Tak przygotowana niepowtarzalna metodyka musi zostać upowszechniona, wdrożona w organizacji, aby stworzyć środowisko pracy, które skutecznie zmierzy się z wyzwaniami na wymaganym poziomie efektywności" - dodaje Krupa.

Czy w świetle typowo "polskich" błędów w kierowaniu projektami i zmian, jakie zachodzą w świadomości polskich przedsiębiorców, możemy patrzeć na przyszłość z optymizmem? Czas pokaże.