Jak podpisać dokument elektronicznie - praktyczny przewodnik

Czym jest podpis elektroniczny

Podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które służą do identyfikacji osoby podpisującej i potwierdzenia jej woli. Brzmi formalnie, ale w praktyce to odpowiednik odręcznego podpisu - tyle że złożonego na ekranie zamiast na papierze.

Prawo europejskie (rozporządzenie eIDAS) i polskie przepisy uznają podpis elektroniczny za prawnie wiążący. Co więcej, kwalifikowany podpis elektroniczny ma w UE taką samą moc prawną jak podpis odręczny - z mocy prawa, bez potrzeby dodatkowego dowodzenia.

Trzy typy podpisów - który wybrać

Nie każdy podpis elektroniczny jest taki sam. eIDAS rozróżnia trzy poziomy:

• Prosty podpis elektroniczny (SES)

Najprostszy wariant. To może być kliknięcie „Akceptuję", wpisanie imienia i nazwiska w polu podpisu, narysowanie podpisu myszką. Wystarczy do większości codziennych dokumentów: potwierdzeń, zamówień, wewnętrznych ustaleń.

• Zaawansowany podpis elektroniczny (AES)

Podpis, który jest jednoznacznie powiązany z osobą podpisującą, pozwala ją zidentyfikować, jest złożony pod jej wyłączną kontrolą i powiązany z dokumentem tak, że każda zmiana jest wykrywalna. Używany przy umowach, dokumentach kadrowych, oświadczeniach wymagających wyższego poziomu pewności.

• Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES)

Najwyższy poziom. Zaawansowany podpis złożony za pomocą kwalifikowanego urządzenia, oparty na kwalifikowanym certyfikacie. Równoważny podpisowi odręcznemu w całej UE. Wymagany tam, gdzie prawo wprost tego wymaga - np. umowach z przeniesieniem majątkowych praw autorskich lub dokumentach które wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Zasada praktyczna: większość dokumentów biznesowych (umowy handlowe, dokumenty HR, zlecenia) nie wymaga podpisu kwalifikowanego. Zaawansowany lub prosty podpis elektroniczny w zupełności wystarcza. Po kwalifikowany sięgasz wtedy, gdy wymaga tego konkretny przepis.

Więcej: https://autenti.com/pl/esign/studio/podpisuj 

Jak to wygląda krok po kroku

Podpisanie dokumentu elektronicznie jest prostsze niż się wydaje. Typowy proces:

Krok 1: Wysyłka dokumentu

Osoba inicjująca wgrywa dokument (PDF, Word) do platformy do podpisów elektronicznych i wskazuje, kto ma podpisać. Dodaje adresy e-mail odbiorców i ewentualnie ustala kolejność podpisywania.

Krok 2: Zaproszenie do podpisu

Każdy podpisujący otrzymuje e-mail lub SMS z linkiem do dokumentu. Nie musi instalować żadnej aplikacji, nie musi mieć konta w systemie. Klika link i widzi dokument.

Krok 3: Przegląd i podpis

Podpisujący czyta dokument, a następnie składa podpis - w zależności od platformy i typu podpisu może to być kliknięcie przycisku, wpisanie kodu SMS (OTP) lub użycie certyfikatu kwalifikowanego.

Krok 4: Potwierdzenie

Po złożeniu wszystkich podpisów każda strona otrzymuje podpisany dokument. Cały proces jest rejestrowany - kto i kiedy otworzył dokument, kto podpisał, jakim kodem potwierdził.

To wszystko. Bez drukowania, skanowania, wysyłania kurierem. Bez czekania na zwrotkę.

Skąd wiadomo, że podpis jest ważny

To najczęstsze pytanie - i najważniejsze. Skąd odbiorca wie, że dokument nie został zmieniony po podpisaniu? Skąd wiadomo, kto naprawdę podpisał?

Dobre platformy do podpisu elektronicznego - takie jak Autenti - rozwiązują to na kilka sposobów:

• Pełna historia audytu - każde zdarzenie związane z dokumentem jest rejestrowane: wysyłka, wyświetlenie, wysłanie kodu OTP, złożenie podpisu. To prawnie wiążący zapis tego, co się wydarzyło i kiedy.
• Karta Podpisu - każdy podpisany dokument zawiera dedykowaną Kartę Podpisu, zabezpieczoną elektroniczną pieczęcią platformy. Karta potwierdza, że treść dokumentu nie została zmieniona po podpisaniu. To odpowiednik plomby na kopercie - tyle że cyfrowej i kryptograficznie zabezpieczonej.
• Śledzenie statusu - osoba, która wysłała dokument, widzi w czasie rzeczywistym, kto już podpisał, a kto jeszcze nie. Może wysłać przypomnienie jednym kliknięciem - odbiorca dostaje nowy, bezpośredni link do podpisu.
• Przekazywanie dokumentów - jeśli osoba, która dostała dokument do podpisu, nie jest właściwą osobą (np. zmienił się dyrektor), może przekazać dokument upoważnionemu koledze w organizacji. Bez konieczności anulowania i ponownego wysyłania.

Gdzie wdrożyć elektroniczne podpisywanie najpierw

Jeśli Twoja firma jeszcze nie podpisuje dokumentów elektronicznie, nie musisz zmieniać wszystkiego naraz. Zacznij od procesów, które generują najwięcej papieru i opóźnień:

• Umowy z klientami i kontrahentami: zamiast wysyłki kurierem i czekania na zwrotkę - link, podpis, gotowe. Dni zamieniają się w minuty.
• Dokumenty kadrowe: umowy o pracę, aneksy, oświadczenia, wnioski urlopowe. Dział HR przetwarza setki dokumentów miesięcznie - elektroniczny podpis eliminuje papierowy obieg.
• Protokoły odbioru i zlecenia: w branżach usługowych i budowlanych - podpisanie protokołu na miejscu, na tablecie, zamiast czekania na papierową wersję.
• Faktury i zamówienia: potwierdzenie zamówienia lub akceptacja faktury jednym kliknięciem.

Więcej na: https://autenti.com/pl/

Źródło informacji: Autenti