Tylko 21 proc. polskich firm ma niemal w pełni zautomatyzowane kadry i płace

Raport o cyfryzacji kadr i płac powstał na podstawie dwóch badań przeprowadzonych wiosną i latem 2026 roku. Jedną ankietę przeprowadzono wśród 173 przedstawicieli średnich i dużych firm. Mierzyła ona poziom cyfryzacji i bariery wdrożenia. Drugą ankietę przeprowadzono wśród 1300 respondentów i dotyczyła ona bieżących problemów operacyjnych działów kadrowo-płacowych. Z pierwszego badania wynika, że 54 proc. firm zdigitalizowało tylko wybrane obszary swojej działalności. Co więcej, aż 24 proc. respondentów deklaruje, że w ich firmach większość zadań nadal wykonywana jest „ręcznie”.

Na co narzekają działy kadrowo-płacowe

Rozproszenie danych (czyli praca w różnych narzędziach jednocześnie) to dziś najczęściej wskazywany problem działów kadrowo-płacowych: zgłosiło go 42 proc. respondentów biorących udział w ogólnopolskiej ankiecie do raportu „Kadry i płace. Indeks cyfryzacji 2026”. Kolejny problem to papierowy obieg dokumentów m.in. urlopów, delegacji czy umów (wskazało go 39 proc. badanych) oraz zbyt długie rozliczanie czasu pracy i wynagrodzeń (35 proc. ankietowanych). Aż 33 proc. przyznaje, że wysokie ryzyko błędów ludzkich jest jednym z głównych wyzwań ich działu.

„W praktyce zdarza się, że dane pracownicze żyją w wielu miejscach jednocześnie. Dział HR ma swoje pliki, dział finansowy swoje, a manager jeszcze inne. Każda zmiana, czy to podwyżka, zmiana stanowiska, nowe świadczenie, wymaga ręcznej aktualizacji w kilku miejscach. Rozbieżności między wersjami wychodzą przy naliczeniu albo przy audycie. Ręczne przepisywanie danych między systemami strukturalnie generuje błędy, ale nie z winy ludzi, tylko z winy architektury procesu” - mówi Marta Różańska, Client Service Director z BPiON.

Gdy zamknięcie listy płac staje się projektem

Kolejne wyzwania z rankingu badania ogólnopolskiego dotyczą bezpośrednio zamykania miesiąca płacowego: brak szybkiego dostępu do analiz i raportów dla zarządu wskazuje 32 proc. respondentów, tyle samo mówi o trudnościach z nadążaniem za zmianami w przepisach dotyczących PIT, PPK czy ZUS. Do tego trzeba dodać przeciążenie działów kadr różnymi pytaniami od pracowników (ten problem zgłasza aż 20 proc. badanych).

„Dobrym przykładem może być zamknięcie listy płac. Wyobraźmy sobie sytuację, w której dane do listy płac są zbierane z kilku źródeł, managerowie muszą potwierdzać nieobecności, a zmiany są weryfikowane i wprowadzone z opóźnieniem. Powoduje to, że termin wypłaty wynagrodzeń staje się stresującym punktem miesiąca, a nie rutynowym zamknięciem. W zdigitalizowanej organizacji zamknięcie miesiąca powinno być procesem, rutynową operacją” - podkreśla Marta Różańska, ekspertka BPiON.

Czasochłonne raportowanie

Jednym z najbardziej wymownych wniosków z przytaczanego raportu jest fakt, że aż 82 proc. respondentów w ogóle nie korzysta z narzędzi Business Intelligence w obszarze kadr i płac, a jedynie 8,5 proc. wykorzystuje je przynajmniej częściowo. Oznacza to, że w zdecydowanej większości organizacji proste pytanie zarządu o „stan na teraz” wymaga ręcznej weryfikacji danych rozproszonych w kilku systemach, zamiast jednego kliknięcia.

„Brak analityki może mieć znaczenie, chociażby w kontekście nowych wymogów dotyczących transparentności wynagrodzeń. Firmy będą musiały analizować m.in. różnice w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn, w tym średnie i mediany płac, premie, nagrody oraz inne składniki zmienne, a także wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę o tej samej wartości. Przygotowanie takich zestawień będzie wymagało uporządkowanych danych i sprawnych narzędzi do ich analizy” - przypomina Marta Różańska z BPiON.

Ile kosztują połowiczne rozwiązania?

Autorzy raportu policzyli też, ile realnie kosztuje brak pełnej automatyzacji. Dla firmy zatrudniającej ok. 400 osób automatyzacja procesów kadrowo-płacowych pozwala zaoszczędzić ok. 250 godzin pracy miesięcznie. Przy stawce 90 zł za godzinę daje to ok. 270 tys. zł oszczędności rocznie. Drugi wskazany mechanizm dotyczy rotacji: koszt rekrutacji i wdrożenia jednego analityka compliance w finansach to ok. 60 tys. zł, a redukcja rotacji o 20 proc. w firmie zatrudniającej 120 osób oznacza w praktyce osiem etatów mniej do obsadzenia, czyli ok. 480 tys. zł zaoszczędzonych kosztów rekrutacji.

Mimo tych liczb firmy wciąż tłumaczą brak pełnej cyfryzacji między innymi kosztami wdrożenia (które wskazuje 27 proc. respondentów). Kolejne miejsca zajmują: opór pracowników przed zmianą (17 proc.), zbyt mała liczba specjalistów IT i wdrożeniowców (15 proc.), niska świadomość realnych korzyści (14 proc.), brak odpowiednich kompetencji cyfrowych (14 proc.) oraz obawy o bezpieczeństwo danych (13 proc.).

„Paradoks polega na tym, że koszt utrzymania modelu hybrydowego jest wyższy niż koszt pełnego przejścia na nowy system, dlatego że firma płaci jednocześnie za nowy system i jednocześnie utrzymuje stare narzędzia, bo >>nie wszystko jeszcze zostało przeniesione<<. Trzeba też pamiętać, że ręczne uzgadnianie, poprawianie i łączenie danych pochodzących z kilku systemów i arkuszy przed przygotowaniem raportów lub analiz zwiększa ryzyko pomyłek oraz związanych z nimi konsekwencji prawnych” - mówi Marta Różańska z BPiON. „Częściowa cyfryzacja nie sprawdza się też dlatego, że brakuje standaryzacji wyjątków. Chodzi np. o nietypowe składniki premiowe, skomplikowane rozliczenia nadgodzin czy mieszane formy zatrudnienia, czyli B2B obok umowy o pracę w tym samym zespole, a więc o sytuacje, które nie mieszczą się w standardowym procesie. Dochodzi do tego czynnik ludzki: część zespołów, zwłaszcza w branży produkcyjnej i budowlanej, obejmuje osoby wykluczone cyfrowo” - podsumowuje ekspertka.

Co warto zweryfikować, zanim firma zacznie rozmawiać o cyfryzacji kadr i płac?

• Czy dane kadrowo-płacowe funkcjonują równolegle w kilku systemach i arkuszach.
• Które procesy wciąż wymagają ręcznego przepisywania danych między systemami i dlaczego.
• Czy nietypowe umowy, składniki wynagrodzenia i formy zatrudnienia mają jasno opisaną ścieżkę obsługi, czy są traktowane jako wyjątek obsługiwany ręcznie.
• Czy zarząd ma dostęp do bieżących danych kadrowo-płacowych, czy czeka na ręcznie przygotowywane raporty.
• Czy organizacja jest w stanie dziś przygotować dane wymagane do raportowania luki płacowej bez tygodni dodatkowej pracy.

[1] Raport „Kadry i płace. Indeks cyfryzacji 2026”, Business Insider Polska, badanie zrealizowane w maju-czerwcu 2026 r. na próbie 173 przedstawicieli średnich i dużych firm (poziom cyfryzacji, bariery wdrożenia, priorytety cyfryzacji) oraz 1300 respondentów ogólnopolskiej ankiety (problemy operacyjne, wykorzystanie BI). Pełny raport: https://enova.pl/content/uploads/2026/06/Raport-Kadry-i-place-Indeks-cyfryzacji-2026.pdf 

Źródło informacji: BPiON