MC: Checklista e-Doręczeń. Co podmioty publiczne powinny sprawdzić przed 1 stycznia 2026 r.? (komunikat)

- Ministerstwo Cyfryzacji informuje:

Od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia staną się podstawowym kanałem elektronicznej komunikacji urzędów z obywatelami i firmami. Samo posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) nie wystarczy. Podmioty publiczne muszą upewnić się, że ich systemy, procedury i pracownicy są przygotowani do sprawnej obsługi korespondencji elektronicznej.

Adres do e-Doręczeń to początek – 1 stycznia wymaga pełnej gotowości

Posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) to dopiero pierwszy krok we wdrażaniu e-Doręczeń. Wraz z końcem okresu przejściowego podmioty publiczne objęte obowiązkiem powinny upewnić się, że ich systemy, procedury i zespoły są gotowe do obsługi korespondencji elektronicznej zgodnie z nowymi zasadami.

Od 2026 r. brak odpowiedniego przygotowania może prowadzić do opóźnień lub problemów w obsłudze wniosków składanych online przez obywateli i firmy.

Systemy, ludzie, pracownicy – co powinien sprawdzić każdy urząd?

Od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia będą podstawowym kanałem komunikacji elektronicznej w relacjach między podmiotami publicznymi a niepublicznymi. Aby zapewnić ciągłość i skuteczność obsługi spraw, instytucje publiczne powinny zweryfikować nie tylko posiadanie ADE, ale także sposób jego wykorzystania w codziennej pracy.

Jeśli podmiot publiczny korzysta z aplikacji e-Doręczeń na stronie edoreczenia.gov.pl, warto zadbać o właściwą organizację obsługi korespondencji związanej z e-usługami. W szczególności należy sprawdzić, czy:

- zostały utworzone osobne foldery odpowiadające poszczególnym e-usługom,

- skonfigurowano reguły automatycznego kierowania korespondencji z e-usług do odpowiednich folderów,

- zapewniono dostęp do skrzynki (nadano właściwe role i uprawnienia) pracownikom obsługującym dany zakres spraw, aby zachować prawidłowy obieg korespondencji.

Wszystkie te działania może wykonać administrator skrzynki. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w instrukcjach (https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/instrukcje) oraz w filmach instruktażowych (https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/filmiki-instruktazowe).

Jeśli podmiot publiczny korzysta z e-Doręczeń przez system klasy EZD, powinien zweryfikować jego konfigurację. Warto sprawdzić m.in.:

- możliwość pobierania i odczytywania załączników do wiadomości, w szczególności wniosków przesyłanych z usług cyfrowych,

- działanie reguł klasyfikacji korespondencji wpływającej z e-usług.

Czas na domknięcie przygotowań

To ostatni moment na uporządkowanie kwestii organizacyjnych i technicznych przed zakończeniem okresu przejściowego. Dobrze przygotowane procedury i systemy pozwolą uniknąć problemów w obsłudze spraw od 1 stycznia 2026 r.

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Umożliwiają bezpieczną i wygodną wymianę korespondencji między urzędami, obywatelami i firmami.

Założenie adresu zajmuje kilka minut – informacje i wskazówki znajdziesz na stronie e-Doręczeń (https://www.gov.pl/web/e-doreczenia).

UWAGA: komunikaty publikowane są w serwisie PAP bez wprowadzania przez PAP SA jakichkolwiek zmian w ich treści, w formie dostarczonej przez nadawcę. Nadawca komunikatu ponosi odpowiedzialność za jego treść – z zastrzeżeniem postanowień art. 42 ust. 2 ustawy prawo prasowe. (PAP)

kom/ bch/