Co to jest Google Workspace i kiedy warto z niego korzystać?

Jak wprowadzić Google Workspace do swojej firmy?

Pakiet Google Workspace dostępny jest w ramach abonamentu. Liczbę opłacanych licencji można na bieżąco dostosowywać do wielkości firmy, a co za tym idzie - do realnego zapotrzebowania na usługę. Subskrypcja dostępna jest w czterech planach - Google Workspace Business Starter, Google Workspace Business Standard, Google Workspace Business Plus oraz Google Workspace Enterprise. Ich ceny zaczynają się już od 27 zł miesięcznie na użytkownika.

Co ciekawe, firmy, które chcą wykupić licencje dla minimum 10 kont i nie korzystały wcześniej z komercyjnej wersji Google Workspace, mogą dodatkowo obniżyć tę cenę, korzystając z usług oficjalnego krajowego partnera Google Cloud, takiego jak FOTC, który oferuje pakiet od Google 10% taniej niż amerykański gigant. Niższa cena jest tu tylko jedną z kilku korzyści - FOTC zapewnia też wsparcie techniczne w trybie 24/7, faktury w złotówkach i pomoc w migracji danych.

Kiedy warto wybrać Google Workspace?

Obecnie - w czasach pracy zdalnej i urządzeń mobilnych - coraz więcej firm decyduje się na rozwiązania oparte na technologii chmurowej. Ich ogromną przewagą konkurencyjną jest to, że zarówno programy, jak i przechowywane w chmurze pliki dostępne są z poziomu każdego urządzenia z dostępem do sieci.

Wiele firm ceni też możliwość opłacania stosunkowo niewielkiego abonamentu w miejsce drogiej licencji, którą jeszcze niedawno trzeba było wykupić dla każdego stanowiska, na którym pracownik korzystał z jakiegoś programu.

I wreszcie trzecia ważna rzecz - Google Workspace to aż dwanaście programów dostępnych w ramach jednej licencji. Co więcej, wszystkie one są ze sobą doskonale zintegrowane i firmowi informatycy nie muszą poświęcać czasu na wzajemną konfigurację rozwiązań proponowanych przez różnych producentów.

Jednak warto przyjrzeć się konkretnym cechom tej usługi, dzięki którym można łatwo ocenić, czy Google Workspace jest rozwiązaniem, którego potrzebujesz.

Kiedy potrzebujesz adresu e-mail w firmowej domenie

Gmail w firmowej odsłonie - inaczej niż w przypadku jego darmowego odpowiednika - pozwala stworzyć adres email w domenie własnej firmy. Choć może się wydawać, że adres mailowy przedsiębiorstwa ma niewielkie znaczenie, to w rzeczywistości tak nie jest. Wiadomość wysłana z prywatnego adresu podważa profesjonalizm firmy zarówno w oczach klientów, jak i kontrahentów oraz potencjalnych pracowników. Skrzynka dla firm umożliwia też ustawienie nawet 30 aliasów, ma bardzo skuteczne filtry antyspamowe i dodatkowe zabezpieczenia przed atakami z zewnątrz. Za pośrednictwem strony gmail.com następuje też logowanie do Google Workspace - z poziomu skrzynki pocztowej masz dostęp do wszystkich pozostałych aplikacji.

Kiedy chcesz przechowywać dane na dysku w chmurze

W zależności od wykupionego planu każdy użytkownik Google Workspace ma do dyspozycji od 30 GB do 5 TB miejsca na dysku w chmurze. W praktyce oznacza to dużą przestrzeń na pliki, które są dostępne z dowolnego miejsca, pod warunkiem, że masz przy sobie urządzenie (komputer, smartfon lub tablet), na którym możesz zalogować się na swoje konto Google. 

Co więcej, przechowując dane poza lokalnym dyskiem swojego urządzenia, możesz spać spokojnie. Twoje pliki będą bezpieczne, nawet kiedy fizyczny sprzęt zostanie uszkodzony lub ulegnie kradzieży.

Kiedy chcesz mieć programy biurowe w cenie pakietu

W ramach Google Workspace otrzymujesz też dostęp do pakietu aplikacji biurowych. Najczęściej używane to:

• Dokumenty Google - umożliwia tworzenie i edycję plików tekstowych.
• Arkusze Google - pozwala obsługiwać arkusze kalkulacyjne.
• Prezentacje Google - program służący do przygotowywania prezentacji.
• Formularze Google - będący wygodnym sposobem na przeprowadzenie ankiet oraz segregowanie pozyskanych danych.

Wszystkie te programy działają w chmurze, co oznacza, że nie trzeba instalować ich lokalnie na komputerach, a potrzebne pliki można otworzyć w przeglądarce.

Kiedy chcesz zadbać o komunikację w zespole

Google zadbało też o narzędzia do komunikacji. W pakiecie dostępne są komunikatory tekstowe (Chat i Spaces) oraz aplikacja do spotkań online (Meet). Co ważne, wszystkie narzędzia są ze sobą powiązane, co umożliwia niezwykle sprawną pracę zespołu. Przykładem niech będzie możliwość stworzenia pliku na dysku w chmurze, udostępnienia go innym członkom zespołu, automatyczne powiadomienie ich o tym pocztą, a następnie wspólne edytowanie dokumentu w czasie rzeczywistym i omawianie zmian na Chacie przez osoby, które mogą być od siebie oddalone nawet o setki kilometrów.

Co to jest Google Workspace - podsumowanie

Google Workspace to pakiet aplikacji, w ramach którego - oprócz programów do tworzenia i komunikacji - otrzymujesz też miejsce na dysku w chmurze i pocztę Gmail w firmowej domenie. Plan subskrypcyjny możesz wykupić bezpośrednio na stronie Google lub za pośrednictwem jednego z krajowych partnerów Google Cloud, co niesie za sobą szereg dodatkowych korzyści, takich jak zniżki na pakiety i wsparcie techniczne w języku polskim.

Źródło informacji: fotc.com