NASK: powszechne wprowadzenie elektronicznego zarządzania dokumentacją zrewolucjonizuje pracę w urzędach publicznych

Za sukcesem EZD RP stoi NASK, który odpowiada za stworzenie, rozwój oraz bieżące utrzymanie systemu. Projekt realizowany jest we współpracy z Ministerstwem Cyfryzacji i Centralnym Ośrodkiem Informatyki. To nowoczesne, bezpłatne oprogramowanie, które sukcesywnie wkracza do urzędów, stając się jednolitym standardem w skali całego kraju. O szczegóły działania EZD RP i perspektywy z nim związane pytamy Norberta Staszaka, kierownika Działu Wsparcia EZD w NASK.

PAP MediaRoom: Elektroniczne zarządzanie dokumentacją jest coraz bardziej powszechne w administracji publicznej. Na jakim etapie jest wdrażanie systemu EZD RP?

Norbert Staszak: EZD RP, EZD PUW – to wspierane przez NASK systemy do elektronicznego zarządzania dokumentacją, wykorzystywane przez podmioty realizujące zadania publiczne. Ich zastosowanie pozwala przenieść tradycyjną dokumentację papierową do świata cyfrowego i w efekcie usprawnić procedowanie spraw prowadzonych przez administrację publiczną. W chwili obecnej z systemu EZD PUW korzysta blisko 2 tysiące instytucji, a z systemu EZD RP – ponad 3600 instytucji w Polsce i liczba ta stale rośnie. Projekt EZD KPO (z wykorzystaniem środków z Krajowego Planu Odbudowy), realizowany w ostatnich kilkunastu miesiącach, spowodował przyspieszenie cyfryzacji administracji publicznej z wykorzystaniem głównie systemu EZD RP.

PAP MediaRoom: Jak wygląda przygotowanie urzędów do pracy z nowym systemem?

Norbert Staszak: Wdrożenie systemu klasy EZD to przede wszystkim przedsięwzięcie organizacyjne i merytoryczne. To jest zmiana sposobu podejścia do dokumentowania spraw: z tradycyjnego obiegu dokumentów na elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Powoduje to, oczywiście, konieczność zaspokojenia wielu potrzeb związanych z organizacją i wysiłkiem osób pracujących przy wdrożeniu tego systemu, ale też daje niesamowite możliwości. Najczęściej spotykamy się z oporem ze strony pracowników, którzy obawiają się zmiany. Natomiast przeprowadzenie tego procesu ze wsparciem NASK, z wykorzystaniem szkoleń dedykowanych przez NASK, zarówno w płaszczyźnie merytorycznej, jak i technicznej, pozwala sprawnie przebrnąć przez ten proces, przełamać pojawiające bariery i prawidłowo wejść w ten cyfrowy świat.

PAP MediaRoom: Jaką rolę w tym przedsięwzięciu odgrywa Pana zespół?

Norbert Staszak: Spotykając się z naszymi partnerami, bardzo często mówimy im, że największym błędem, jaki może zrobić instytucja przy wdrożeniu systemu EZD RP jest niesłuchanie rad NASK-u i trenerów, którzy wspierają urzędy w jego uruchomieniu. Mamy przygotowaną metodykę, która pozwala na zaimplementowanie systemu EZD RP w każdej instytucji, niezależnie od tego, jaki jest charakter jej działalności. Pozwalają na to projekty szkoleniowe dotyczące zarówno płaszczyzny merytorycznej, jak i technicznej czy organizacyjnej. Realizujemy je, wykorzystując elektroniczne źródła transferu, różne platformy do realizacji szkoleń.  Ale też znaczną część szkoleń, szczególnie tych merytorycznych, prowadzimy stacjonarnie z wykorzystaniem sprzętu komputerowego, na którym zainstalowane są właściwe instancje edukacyjne. Zespół trenerów jest do dyspozycji wszystkich partnerów, którzy zainteresowani są wdrożeniem systemu i spełniają stawiane wymagania publikowane na naszej stronie.

PAP MediaRoom: Jakie są korzyści z wdrażania systemu EZD RP – zarówno dla administracji publicznej, jak i obywateli, którzy korzystają z jej usług?

Norbert Staszak: Nowy system, nowe technologie niosą za sobą i wymagania, i korzyści. Wymagania dotyczą głównie sprzętu peryferyjnego czy sprzętu stanowiskowego i ich katalog publikujemy do wiadomości naszych partnerów na stronie internetowej ezdrp.gov.pl, gdzie zapraszamy do kontaktu i zapoznania się z tymi informacjami. Ale to, co najważniejsze, to szereg korzyści wynikających z użytkowania tego systemu. Największe z nich to: transparentność prowadzenia spraw, łatwość w ich dokumentowaniu, oszczędność papieru i czasu, a także uproszczenie procedur, dlatego że system pozwala na zautomatyzowanie niektórych czynności. Najistotniejsza korzyść, zarówno dla obywatela, jak i dla administracji publicznej, to szybkość prowadzenia postępowań, możliwa właśnie dzięki EZD RP. 

PAP MediaRoom: Czy urząd decydujący na wdrożenie EZD RP ponosi w związku z tym jakieś koszty? Czy wsparcie ze strony NASK jest bezpłatne?

Norbert Staszak: Bardzo często rozmawiamy z instytucjami, które są zainteresowane wdrożeniem systemu, o kosztach z tym związanych, bo faktycznie takie koszty są. Jednostka musi być przygotowana na zakup właściwego sprzętu spełniającego wyspecyfikowane wymagania. Natomiast koszt wsparcia wdrożeniowego realizowanego przez NASK finansowany jest ze środków publicznych – krajowych i unijnych, co dla każdej instytucji wnioskującej o udzielenie takiego wsparcia, która oczywiście spełnia określone wymagania, oznacza, że jest ono nieodpłatne. NASK udziela wsparcia w kilku płaszczyznach, ale można je pogrupować w dwie największe. Jedna to wsparcie edukacyjne, szkoleniowe i wsparcie Service Desku. Drugi ogromny obszar to udostępnienie usługi chmurowej, czyli SaaS EZD RP, która dla partnerów spełniających wymagania również jest nieodpłatna.

PAP MediaRoom: Czy system EZD RP jest tylko dla jednostek publicznych, czy na przykład ja mogłabym skorzystać z tego narzędzia?

Norbert Staszak: Podstawową zasadą przy korzystaniu z systemu EZD RP jest możliwość dokumentowania spraw zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej i przepisów archiwalnych. I to jest równocześnie jego zaleta, ale również pewne ograniczenie. Ograniczenie, które sprawia, że system najczęściej wykorzystywany będzie przez administrację publiczną. Natomiast, jeżeli formuła dokumentowania spraw w EZD RP spełnia wymagania jakiegokolwiek innego potencjalnego użytkownika, to system dostępny jest dla wszystkich. System ma licencję freeware'ową, co oznacza, że każdy może nieodpłatnie pobrać pliki instalacyjne, skorzystać z materiałów szkoleniowych i edukacyjnych, a następnie samodzielnie system zainstalować i wykorzystywać w dowolnym zakresie, niezależnie od tego, w jakiej działalności byłby zaimplementowany.

PAP MediaRoom: Czy wdrożenie EZD ułatwi integrację z usługami cyfrowymi, takimi jak e-Doręczenia czy platformy komunikacji z obywatelami?

Norbert Staszak: Możliwości integracyjne systemu EZD RP są bardzo szerokie. Zadaniem NASK-u jako producenta tego oprogramowania jest m.in. integracja systemu EZD RP z innymi systemami dziedzinowymi, które są powszechnie wykorzystywane w administracji publicznej. Obecnie system EZD RP zintegrowany jest z platformą ePUAP, e-Doręczeniami oraz Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).  Przygotowujemy się też do integracji systemu EZD RP z Centralnym Rejestrem Umów, który ma zacząć obowiązywać w Polsce od 1 lipca 2026 roku. Jeżeli w przyszłości wprowadzane będą przez nasze państwo jakieś inne systemy obowiązkowe dla administracji publicznej, oczywiście podejmiemy to wyzwanie, żeby je zintegrować z EZD RP.

PAP MediaRoom: Co jest jeszcze w planach, jeśli chodzi o rozwój EZD?

Norbert Staszak: Wspomniałem już o tym, że z systemu EZD RP korzysta ponad 3600 instytucji. Spośród ponad stu tysięcy instytucji realizujących zadania publiczne, to jest tylko garstka, więc przed nami ogromne wyzwania wdrożeniowe, ale również te związane z rozwojem systemu. Naszą ambicją jest, aby odpowiadać na potrzeby administracji publicznej i dostosowywać system do jej wymagań. Z całą pewnością w pierwszej kolejności system dostosowywany będzie do zmian prawnych, jakie będą w naszym kraju wprowadzane – to jest jedno z zadań NASK-u. Natomiast patrzymy też bardzo szeroko i długoterminowo na rozwój systemu, dlatego że coraz bardziej powszechne są rozwiązania z wykorzystaniem sztucznej inteligencji czy automatyzacja procesów biznesowych. W tym zakresie prowadzone są zarówno prace rozwojowe, jak i prace analityczne, które pozwolą nam w długoterminowej perspektywie patrzeć na rozwój systemu przez pryzmat różnych nowych możliwości i rozwiązań. Myślę, że ogromne znaczenie będzie miał dla rozwoju systemu EZD RP projekt EZD FERC, którego realizację rozpoczynamy obecnie w NASK. Ma on stworzyć możliwość rozwoju platformy low-code'owej dla systemu EZD RP, umożliwiającej samodzielne tworzenie czy konfigurowanie procesów przez użytkowników systemu.

Wszystkie informacje związane z projektem EZD RP znajdą Państwo na stronie ezdrp.gov.pl. Zapraszamy do współpracy.

Źródło informacji: PAP MediaRoom