MC: Jak osoby bez aktywnej skrzynki do e-Doręczeń mogą korespondować z urzędami? (komunikat)

- Ministerstwo Cyfryzacji informuje:

e-Doręczenia, czyli cyfrowy odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, zaczęły powszechnie obowiązywać wraz z początkiem nowego roku. W przypadku wielu instytucji publicznych korzystanie z tej formy korespondencji jest od stycznia 2025 r. obowiązkowe, jednak obywatele mogą zdecydować, czy i kiedy założą skrzynkę do doręczeń elektronicznych. Do momentu podjęcia przez nich takiej decyzji nadal mogą korzystać z dostępnych dotychczas kanałów załatwiania spraw urzędowych.

"System e-Doręczeń to ważny krok w cyfryzacji państwa, który zapewnia wygodny, tańszy i bezpieczniejszy sposób wymiany korespondencji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami. Docelowo będzie on używany przez wszystkie podmioty publiczne oraz dużą grupę podmiotów niepublicznych. Ponieważ obecnie jest to rozwiązanie w miarę nowe, dlatego obywatele mogą podjąć decyzję, czy i kiedy przejdą na nowy system" – wyjaśnia wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski.

Brak aktywnej skrzynki? Korespondencja urzędowa po staremu

Osoby prywatne, które nie założyły jeszcze skrzynki do doręczeń elektronicznych, mogą korzystać z dotychczasowych kanałów służących do korespondencji z instytucjami publicznymi: platforma ePUAP, list polecony lub wizyta w urzędzie.

Jeśli na przykład obywatel kontaktuje się z urzędem poprzez platformę ePUAP, wtedy powinien spodziewać się odpowiedzi tym samym kanałem. Warto pamiętać, że instytucje publiczne piszące do osób prywatnych w sprawach urzędowych, nie mogą inicjować kontaktu poprzez ePUAP – ten sposób komunikacji zarezerwowany jest tylko dla odpowiedzi na wiadomości wysłane najpierw przez obywatela.

Jeśli natomiast to instytucja publiczna chciałaby skontaktować się z osobą prywatną i wysłać jej informację lub dokumenty wymagające potwierdzenia odbioru, wtedy po

1 stycznia 2025 r. powinna skorzystać z Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH). Jest ona realizowana w ramach e-Doręczeń i łączy komunikację cyfrową z papierową: podmiot publiczny wysyła korespondencję elektroniczne, która jest następnie drukowana i doręczana osobie prywatnej przez operatora wyznaczonego. Obecnie jest nim Poczta Polska.

W wyjątkowych przypadkach – określonych ściśle w ustawie o doręczeniach elektronicznych – instytucja publiczna może skorzystać w tradycyjnej przesyłki pocztowej. Dla obywatela obie te formy korespondencji, a więc PUH i list polecony, będą wyglądały identycznie – od listonosza otrzyma po prostu przesyłkę za potwierdzeniem odbioru lub w swojej skrzynce pocztowej znajdzie awizo informujące o korespondencji czekającej na poczcie.

Ważna zasada dla osób korzystających z e-Doręczeń

O ile w przypadku obywateli nieposiadających aktywnej skrzynki do e-Doręczeń sytuacja jest klarowna, tak osoby, które założyły adres oraz aktywowały skrzynkę w ramach nowego systemu, powinny pamiętać o ważnej zasadzie. Jeśli obywatel skontaktuje się z podmiotem publicznym poprzez platformę ePUAP, a odpowiedź będzie wymagała od instytucji uzyskania potwierdzenia odbioru, to zostanie ona wysłana poprzez e-Doręczenia.

Urzędnik ma bowiem obowiązek w pierwszej kolejności sprawdzić, czy osoba posiada aktywną skrzynkę doręczeń elektronicznych. Jeśli tak jest, wtedy odpowiedź na korespondencję wysyłaną przez platformę ePUAP trafi do obywatela poprzez e-Doręczenia.

Integracja ePUAP oraz e-Doręczeń pozwala obywatelom posiadającym jednocześnie konto na ePUAP oraz skrzynkę e-Doręczeń na prowadzenie korespondencji z podmiotami publicznymi poprzez jedną wspólną skrzynkę.

Pismo z urzędu przez internet – szybko i wygodnie

Dzięki e-Doręczeniom wymiana informacji i pism z instytucjami publicznymi będzie szybsza, co skróci czas załatwiania spraw urzędowych. Warto więc zacząć korzystać z nowego rozwiązania już dziś. Dodatkowo korespondencja wymieniana z podmiotami publicznymi w ramach e-Doręczeń jest dla wszystkich obywateli bezpłatna. Osoby fizyczne nie ponoszą kosztów związanych z wysłaniem tradycyjnych przesyłek poleconych: nie płacą za znaczek, kopertę, materiały biurowe czy wydruk dokumentów.

Aby korespondować poprzez nowy system, wystarczy założyć adres i skrzynkę do e-Doręczeń. Można to zrobić w kilku prostych krokach, składając wniosek poprzez stronę mObywatel.gov.pl. Dokładna instrukcja, jak to zrobić, znajduje się TUTAJ (link: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/jak-zalozyc-adres-i-skrzynke-do-e-doreczen). Po aktywacji osobista skrzynka do doręczeń elektronicznych jest dostępna z poziomu komputera lub telefonu w dowolnym miejscu i o każdej porze.

Więcej informacji na temat o e-Doręczeniach znajduje się na stronie www.gov.pl/web/e-doreczenia.

UWAGA: komunikaty publikowane są w serwisie PAP bez wprowadzania przez PAP SA jakichkolwiek zmian w ich treści, w formie dostarczonej przez nadawcę. Nadawca komunikatu ponosi odpowiedzialność za jego treść – z zastrzeżeniem postanowień art. 42 ust. 2 ustawy prawo prasowe. (PAP)

kom/ azk/ amac/