Outsourcing przyspiesza. Firmy uciekają od sztywnych struktur

Polska umacnia swoją pozycję jako jeden z najważniejszych hubów outsourcingowych w Europie. Już kilka lat temu w kraju działało ponad 1700 centrów usług biznesowych, zatrudniających ponad 400 tys. osób, a sektor odpowiadał za ponad 6% całkowitego zatrudnienia [2]. Dziś należy również do najczęściej wybieranych kierunków outsourcingowych na świecie. Według analiz branżowych zajmuje 2. miejsce (globalnie) wśród najbardziej preferowanych lokalizacji dla usług IT outsourcingu. [3] Wartość usług IT w Polsce przekroczyła 66 mld zł, z czego ok. 30% stanowi outsourcing IT. [4] Jednocześnie wartość segmentu outsourcingu software development w Polsce osiągnęła ok. 3,8 mld dolarów w 2025 roku i rośnie w tempie blisko 9% rocznie.[5]

„Podejście firm do outsourcingu zmienia się. Dziś organizacje kupują nie tylko konkretne kompetencje, ale przede wszystkim zdolność do natychmiastowego skalowania biznesu oraz adaptowania go do nowych warunków. Na wzrosty i spowolnienia mogą reagować szybciej niż konkurencja. Jeśli jakiś projekt musi ruszyć natychmiast, a rynek pracy nie dostarcza odpowiednich kandydatów w wymaganym czasie, naturalnym wyborem staje się sięgnięcie po gotowy, przeszkolony zespół, który sprawnie wchodzi w procesy organizacji i może rozpocząć pracę praktycznie od razu” - mówi Maciej Glanowski, Managed Services Business Manager w Devire.

Firmy uciekają od sztywnych struktur

Jeszcze kilkanaście lat temu outsourcing był kojarzony głównie z call center czy wsparciem IT. Dziś obejmuje znacznie szersze spektrum: od procesów finansowo-księgowych, przez administrację, aż po zaawansowane projekty technologiczne i sprzedażowe. Zmienia się też jego rola. W wielu organizacjach outsourcing przestaje być uzupełnieniem, a zaczyna być fundamentem modelu operacyjnego. To odpowiedź na realne problemy rynku. W sektorze usług biznesowych w Polsce zatrudnienie rośnie o kilkadziesiąt tysięcy osób rocznie, co pokazuje skalę popytu na kompetencje. Jednocześnie w wielu branżach (szczególnie IT i finansach) firmy mierzą się z niedoborem specjalistów.

„W outsourcingu czas dostępu do kompetencji skraca się często z kilku miesięcy (w standardowym modelu tyle czasu zajęłaby rekrutacja) do zaledwie kilku dni. W praktyce coraz częściej spotykamy się z sytuacjami, w których decyzja o skorzystaniu z zewnętrznego zespołu nie wynika z optymalizacji kosztów, ale z konieczności. To często jedyny sposób, aby dowieźć projekt w założonym terminie - mówi Maciej Glanowski z Devire.

Ryzyko po stronie dostawcy

Drugim czynnikiem jest presja kosztowa. Globalnie outsourcing rośnie dlatego, że firmy szukają większej przewidywalności finansowej i ograniczenia ryzyk. W modelu outsourcingowym organizacje przenoszą część kosztów i odpowiedzialności na zewnętrznego partnera: od rekrutacji, przez szkolenia, aż po zarządzanie personelem. W praktyce oznacza to przejście z kosztów stałych (CAPEX) na operacyjne (OPEX) oraz większą kontrolę nad budżetem, bo dostawca rozlicza się najczęściej w modelu godzinowym lub ryczałtowym za okres faktycznego zaangażowania.

„W niektórych obszarach, takich jak chociażby procesy administracyjne, oszczędności mogą sięgać nawet ok. 40% względem modeli wewnętrznych. Ryzyko jest po stronie dostawcy, bo to on odpowiada za rotację, absencje czy zgodność z przepisami prawa pracy. W dynamicznym otoczeniu, przy rosnącej rotacji pracowników, ma to dla firm coraz większe znaczenie” - mówi Maciej Glanowski z Devire.

Wyzwania operacyjne

Na rosnącej popularności outsourcingu korzysta również Polska. Kraj stał się jednym z kluczowych centrów usług dla biznesu w Europie, zarówno w modelu nearshoringu, jak i globalnych centrów kompetencyjnych. Region Europy Środkowo-Wschodniej oferuje firmom nawet 40-50% niższe koszty pracy niż w USA, przy jednoczesnym dostępie do szerokiej puli wysoko wykwalifikowanych specjalistów IT[6].

Mimo tych przewag outsourcing wiąże się z konkretnymi wyzwaniami. Kluczowy jest wybór partnera - nie tylko pod kątem kompetencji, ale też dopasowania do sposobu pracy, tempa działania i kultury organizacyjnej. W praktyce oznacza to konieczność weryfikacji procesów, jakości zarządzania zespołem i standardów komunikacji. Ważne jest też przygotowanie samej organizacji. Firmy zaczynają od audytu kompetencji i określenia, które obszary mogą być skalowane zewnętrznie. Na tej podstawie definiują KPI współpracy, takie jak czas wdrożenia, jakość pracy czy terminowość projektów. „Po drodze” można spotkać też rożne wyzwania operacyjne. Po pierwsze - integracja zespołów wymaga spójnych narzędzi, jasnych procesów i dobrze zaplanowanego onboardingu. Po drugie - kluczowe są też kwestie bezpieczeństwa danych i ochrony know-how.

W praktyce outsourcing działa tylko wtedy, gdy jest dobrze zaprojektowany i konsekwentnie zarządzany na każdym etapie współpracy.

[1] https://gigabpo.com/bpo-statistics

[2] https://grantthornton.pl/wp-content/uploads/2022/10/Raport-outsourcing-2019-2025_eng-GB.pdf

[3] https://itelence.com/poland-transformation-into-it-outsourcing-bpo-hub

[4] https://en.antal.pl/insights/article/over-pln-66-billion-in-it-outsourcing-now-accounts-for-30-of-the-market

[5] https://correctcontext.com/the-ultimate-guide-to-it-offshoring-in-poland-2025

[6] https://alcor.com/it-outsourcing-to-eastern-europe-major-trends-insights

Źródło informacji: Devire