Helpdesk to już od dawna coś więcej niż tylko komunikacja e-mailowa

Obecnie na rynku dostępne są dziesiątki mniej lub bardziej zaawansowanych rozwiązań od dostawców krajowych i światowych. Jak wybrać najbardziej odpowiedni system helpdesk dla Twojej firmy?

Wsparcie 24/7 w języku polskim

Wszystkie firmy mają inne potrzeby w zakresie komunikacji, a każde contact center budowane jest w inny sposób. Dla jednych niezbędne jest szybko dostępne 24-godzinne wsparcie techniczne, dla innych wsparcie w języku polskim, a jeszcze inni wolą połączenie helpdesku z zewnętrznymi systemami komunikacyjnymi.

Rozwiązaniem jest omnichannel, który łączy wszystkie kanały komunikacji w jeden system. Dla klientów danego contact center, ale także dla komunikacji wewnętrznej firmy, możliwe jest udostępnienie wszystkich zapisów z dotychczasowej komunikacji, połączone w wyraźne wątki.

Podstawą jest wybór platformy, która ma wysoki poziom SLA wsparcia technicznego, najlepiej w języku polskim. Niestety z naszego doświadczenia wynika, że dostępność wsparcia 24/7/365 nie jest standardem dla wszystkich systemów i nie zawsze można skontaktować się z kompetentną osobą, która rozwiąże nasz problem. Dotyczy to zwłaszcza graczy na rynku globalnym, którzy często nie są w stanie sprostać tym wymaganiom.

Indywidualne rozwiązania

Ważną rzeczą przy wyborze systemu helpdesk jest sprawdzenie, czy podczas instalacji dostawca oferuje ustawienia wszystkich kanałów komunikacji zgodnie z wytycznymi i życzeniami klienta oraz czy oferuje szkolenia dla pracowników, menadżerów i przede wszystkim zespołów IT. Ważne jest, aby w przyszłości samodzielnie zarządzać wszystkimi ustawieniami bez potrzeby dodatkowego wsparcia ze strony dostawcy. Kolejną istotnie ważną kwestią jest czy wybrane rozwiązanie jest efektywne kosztowo.

Rozwiązanie głosowe w formie natywnej

Wadą wielu systemów helpdeskowych jest często część głosowa, która wraz z pocztą elektroniczną jest podstawowym sposobem komunikacji. Połączenie telefoniczne powinno być częścią platformy bez konieczności szukania i instalowania innego zewnętrznego rozwiązania.

Zalecamy wybór natywnego rozwiązania głosowego, tak aby głos był naturalny, w czasie rzeczywistym, a prędkość używanej aplikacji jest natychmiastowa (niektóre systemy zwykle czekają 2-3 sekundy, zanim system będzie mógł zostać ponownie kliknięty, tzw. Responsywność systemu RTA), co podczas komunikacji z klientami jest sporą niedogodnością. W tej dziedzinie najlepiej sprawdzi się rozwiązanie, które zapewnia firma Daktela, będąc operatorem komórkowym i VoIP.

Integracja z innymi systemami

Dostawcy systemów helpdesk zapewniają różne możliwości integracji z zewnętrznymi aplikacjami i systemami. Istotne jest, aby dostępny był otwarty interfejs API. Więksi rynkowi gracze, np. Daktela, mogą zaoferować usługi zespołu integracyjnego, który zapewni konsultację poszczególnych integracji oraz określi możliwości rozszerzenia integracji z kolejnymi systemami.

Dzięki połączeniu CRM z innymi systemami ( np. księgowymi ) możesz zarządzać firmowymi dokumentami i informacjami z jednego bezpiecznego miejsca, w którym archiwizowane są wszystkie dokumenty i korespondencja klienta lub firmy.

Na koniec koniecznie sprawdź, czy system helpdesk działa na zasadzie modułowej, wtedy możesz stopniowo rozbudowywać helpdesk, dokładnie według potrzeb Twojej firmy i zaplanowanego budżetu.

Źródło informacji: Daktela