KPPD SA (14/2022) Ogłoszenie o zwołaniu Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia w dniu 27.05.2022 r.

Zarząd KPPD-Szczecinek S.A. przekazuje do wiadomości publicznej:

OGŁOSZENIE O ZWOŁANIU ZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA SPÓŁKI KOSZALIŃSKIE PRZEDSIĘBIORSTWO PRZEMYSŁU DRZEWNEGO SPÓŁKA AKCYJNA

Zarząd Spółki Koszalińskie Przedsiębiorstwo Przemysłu Drzewnego Spółka Akcyjna, z siedzibą w Szczecinku przy ul. Waryńskiego 2, 78-400 Szczecinek, wpisanej do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Koszalinie, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem

KRS 0000059703 ("Spółka"), działając na podstawie art. 395, 399 §1 Kodeksu spółek handlowych, zwołuje Zwyczajne Walne Zgromadzenie na dzień 27 maja 2022 roku na godz. 12.00 w Szczecinku przy ul. Waryńskiego 2.

SZCZEGÓŁOWY PORZĄDEK OBRAD

1. Otwarcie Zgromadzenia i wybór Przewodniczącego Zgromadzenia.

2. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Zgromadzenia i jego zdolności do podejmowania uchwał.

3. Przyjęcie porządku obrad.

4. Przedstawienie i zatwierdzenie sprawozdania Rady Nadzorczej za 2021 r.

5. Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego Spółki za 2021 r.

6. Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania Zarządu z działalności Spółki za 2021 r.

7. Podjęcie uchwały w sprawie podziału zysku netto za 2021 r.

8. Podjęcie uchwał w sprawie udzielenia członkom Zarządu absolutorium z wykonania przez nich obowiązków w 2021 r.

9. Podjęcie uchwał w sprawie udzielenia członkom Rady Nadzorczej absolutorium z wykonania przez nich obowiązków w 2021 r.

10. Rozpatrzenie i podjęcie uchwały w sprawie zaopiniowania sprawozdania Rady Nadzorczej o wynagrodzeniach członków Zarządu i Rady Nadzorczej Spółki za 2021 rok.

11. Podjęcie uchwały w sprawie zmiany Polityki Wynagrodzeń Członków Zarządu i Rady Nadzorczej

w KPPD-Szczecinek S.A.

12. Podjęcie uchwały w sprawie ustalenia wynagrodzenia członków Rady Nadzorczej.

13. Podjęcie uchwały w sprawie Polityki różnorodności w KPPD-Szczecinek S.A. w odniesieniu do władz Spółki oraz jej kluczowych menedżerów.

14. Podjęcie uchwały w sprawie zmian w Regulaminie Obrad Walnego Zgromadzenia KPPD-Szczecinek S.A.

15. Zamknięcie obrad Walnego Zgromadzenia.

UPRAWNIENIE DO UCZESTNICTWA W WALNYM ZGROMADZENIU

Zarząd Spółki informuje, że prawo uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu mają, stosownie do art. 406ą Kodeksu spółek handlowych, wyłącznie osoby będące akcjonariuszami Spółki na szesnaście dni przed datą Walnego Zgromadzenia, tj. w dniu 11 maja 2022 r. (dzień rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, dalej: Dzień Rejestracji), pod warunkiem, że przedstawią podmiotowi prowadzącemu ich rachunek papierów wartościowych żądanie wystawienia imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu. Żądanie to może być zgłoszone nie wcześniej niż po ogłoszeniu zwołania Walnego Zgromadzenia i nie później niż w pierwszym dniu powszednim po Dniu Rejestracji. Rekomenduje się akcjonariuszom odebranie wystawionego ww. zaświadczenia.

Lista akcjonariuszy uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu zostanie sporządzona na podstawie wykazu udostępnionego przez podmiot prowadzący depozyt papierów wartościowych (Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A.) i wyłożona w siedzibie Spółki pod adresem ul. Waryńskiego 2, 78-400 Szczecinek, w godzinach od 9:00 do 16:00, przez 3 dni powszednie przed odbyciem Walnego Zgromadzenia, tj. w dniach 24, 25 i 26 maja 2022 r. Akcjonariusz Spółki może żądać przysłania mu listy akcjonariuszy nieodpłatnie pocztą elektroniczną, podając adres, na który lista powinna być wysłana. Akcjonariusz może zgłosić powyższe żądanie za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wz@kppd.pl. Prawo to przysługuje każdemu akcjonariuszowi, niezależnie od tego czy zarejestrował się na Walne Zgromadzenie. W przypadku, gdy akcjonariusz nie zarejestrował swojego uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu warunkiem otrzymania listy jest potwierdzenie przez niego faktu bycia akcjonariuszem Spółki, poprzez przedstawienie wydanego w tym celu świadectwa depozytowego - dokument ten należy dołączyć jako załącznik w formacie PDF do listu elektronicznego zawierającego żądanie wydania listy akcjonariuszy uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu.

DOKUMENTY ORAZ INFORMACJE DOTYCZĄCE WALNEGO ZGROMADZENIA

Informacje dotyczące Walnego Zgromadzenia, jak również Regulamin Walnego Zgromadzenia Spółki ("RWZ"), zostaną udostępnione na stronie internetowej Spółki pod adresem: www.kppd.pl, w zakładce Dla inwestorów/ Walne Zgromadzenia.

Osoba uprawniona do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu może uzyskać pełny tekst dokumentacji w siedzibie Spółki pod adresem ul. Waryńskiego 2, 78-400 Szczecinek na 15 dni przed odbyciem Walnego Zgromadzenia.

OPIS PROCEDUR UCZESTNICTWA I WYKONYWANIA PRAWA GŁOSU

Informacje ogólne:

Jeżeli którakolwiek z poniższych procedur przewiduje składanie Spółce czy też Zarządowi Spółki jakichkolwiek zawiadomień, zgłoszeń, żądań czy oświadczeń drogą elektroniczną należy mieć na uwadze, że:

1. oświadczenia te winny być przesyłane na następujący adres poczty elektronicznej: wz@kppd.pl

2. oświadczenia te winny zostać złożone w terminie przewidzianym procedurą, zaś za moment złożenia oświadczenia uznaje się chwilę, gdy oświadczenie to wprowadzono do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, że osoba działająca w imieniu Spółki mogła się z nimi zapoznać z uwzględnieniem godzin pracy Biura Spółki, tj. w dni powszednie od godz. 9:00 do godz. 16:00.

3. Spółka nie ponosi odpowiedzialności za skutki spowodowane brakiem możliwości skorzystania ze środków elektronicznego porozumiewania się ze Spółką lub za niedotarcie do Spółki korespondencji wysłanej w formie elektronicznej, jeżeli powyższe nastąpiło z przyczyn niezależnych od Spółki.

4. Akcjonariusz/akcjonariusze powinien/powinni wykazać posiadanie odpowiedniej liczby akcji na dzień złożenia żądania załączając do żądania świadectwo/a depozytowe, a w przypadku akcjonariuszy będących osobami prawnymi i spółkami osobowymi potwierdzić również uprawnienie do działania w imieniu tego podmiotu załączając aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego.

W przypadku akcjonariuszy zgłaszających żądanie przy wykorzystaniu elektronicznych środków komunikacji dokumenty powinny zostać przesłane w formacie PDF.

Prawo do żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia:

Zgodnie z art. 401 § 1 Ksh akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący łącznie co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad najbliższego Walnego Zgromadzenia. Żądanie takie powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad. Żądanie powinno zostać zgłoszone Zarządowi nie później niż na dwadzieścia jeden dni przed terminem zgromadzenia. Do żądania winny zostać załączone dokumenty, z których w sposób nie budzący wątpliwości wynikać będzie, że na dzień złożenia żądania składający je są akcjonariuszami reprezentującymi łącznie co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego Spółki (np. zaświadczenie albo świadectwo depozytowe), a w przypadku akcjonariuszy będących osobami prawnymi lub spółkami osobowymi także dokumenty potwierdzające uprawnienia do działania w imieniu tych podmiotów wraz z załączonym aktualnym odpisem z Krajowego Rejestru Sądowego. Żądanie powinno zawierać adres do korespondencji ze zgłaszającymi żądanie. Żądanie, jego forma oraz sposób złożenia winny odpowiadać przepisom prawa oraz wymogom

wskazanym w niniejszym ogłoszeniu. Żądania w formie pisemnej powinny być kierowane na adres Biura Spółki, tj. ul. Waryńskiego 2, 78-400 Szczecinek. Zarząd zwraca uwagę, że w/w termin na zgłoszenie żądania jest zachowany, jeśli w tym terminie żądanie zostanie zgłoszone Zarządowi. Nie jest zatem wystarczające nadanie w tym terminie żądania. Żądanie może być przesłane również drogą elektroniczną, w formacie PDF, na adres: wz@kppd.pl. W tym wypadku w/w dokumenty potwierdzające fakt bycia akcjonariuszem Spółki oraz umocowania jako pełnomocnika osoby prawnej lub spółki osobowej należy dołączyć jako załącznik w formacie PDF do listu elektronicznego zawierającego żądanie umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia.

Jeśli żądanie odpowiada wyżej wskazanym wymogom, Zarząd ogłasza zmiany w porządku obrad wprowadzone zgodnie z tym żądaniem. Zmiany są ogłaszane nie później niż na osiemnaście dni przed wyznaczonym terminem Walnego Zgromadzenia. Ogłoszenie następuje w sposób właściwy dla zwołania Walnego Zgromadzenia. Jeśli żądanie nie odpowiada wyżej wskazanym wymogom, Spółka, w ciągu 3 dni roboczych od otrzymania żądania, informuje o tym zgłaszających żądanie wskazując na braki, które uniemożliwiają uwzględnienie żądania. Uzupełnione żądanie może być złożone ponownie, jeśli zachowany zostanie wskazany powyżej termin na jego złożenie.

Prawo do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem zgromadzenia:

Akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący łącznie co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą przed terminem Walnego Zgromadzenia zgłaszać Spółce, na piśmie lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad. Zgłoszenie winno zostać złożone Spółce najpóźniej w dniu poprzedzającym termin Walnego Zgromadzenia do godz. 16:00. Do zgłoszenia projektów uchwał winny zostać załączone dokumenty, z których w sposób nie budzący wątpliwości wynikać będzie, że na dzień złożenia zgłoszenia składający je są akcjonariuszami reprezentującymi łącznie co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego Spółki (np. zaświadczenie albo świadectwo depozytowe), a w przypadku akcjonariuszy będących osobami prawnymi lub spółkami osobowymi także dokumenty potwierdzające uprawnienia do działania w imieniu tych podmiotów wraz z załączonym aktualnym odpisem z Krajowego Rejestru Sądowego. Zgłoszenie powinno zawierać adres do korespondencji ze zgłaszającymi projekty uchwał. Zgłoszenie przesyłane w formie pisemnej powinno być kierowane na adres Biura Spółki, tj. ul. Waryńskiego 2, 78-400 Szczecinek. Zarząd zwraca uwagę, że w/w termin na przekazanie zgłoszenia jest zachowany, jeśli w tym terminie zgłoszenie zostanie przekazane zarządowi. Nie jest zatem wystarczające nadanie w tym terminie zgłoszenia. Zgłoszenie może być przesłane również drogą elektroniczną, w formacie PDF, na adres: wz@kppd.pl. W tym wypadku w/w dokumenty potwierdzające fakt bycia akcjonariuszem Spółki oraz umocowania jako pełnomocnika osoby prawnej lub spółki osobowej należy dołączyć jako załącznik w formacie PDF do listu elektronicznego zawierającego projekty uchwał Walnego Zgromadzenia.

Zgłoszenie, załączone dokumenty oraz sposób ich złożenia w Spółce, a także forma zgłaszanych projektów uchwał winny odpowiadać przepisom prawa oraz wymogom wskazanym w niniejszym ogłoszeniu. Jeżeli zgłoszenie projektów uchwał zostało dokonane zgodnie z wyżej określonymi wymogami, projekty te są

niezwłocznie ogłaszane na stronie internetowej Spółki. Jeśli zgłoszenie projektów uchwał nie odpowiada wyżej wskazanym wymogom, Spółka, w terminie 3 dni roboczych od otrzymania zgłoszenia (nie później jednak niż w dniu poprzedzającym dzień Walnego Zgromadzenia), informuje o tym zgłaszającego wskazując na braki, które uniemożliwiają ogłoszenie projektów uchwał.

Prawo akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad podczas walnego zgromadzenia:

Każdy uprawniony do uczestnictwa może podczas obrad Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad.

Sposób wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika oraz zawiadamiania Spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej o ustanowieniu pełnomocnika, a także wykorzystanie formularzy podczas głosowania przez pełnomocnika:

Zgodnie z art. 412-412.2 Kodeksu spółek handlowych akcjonariusz może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Pełnomocnik wykonuje wszystkie uprawnienia akcjonariusza na Walnym Zgromadzeniu, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa. Może on także udzielić dalszego pełnomocnictwa, jeżeli wynika to z treści pełnomocnictwa. Pełnomocnik może reprezentować więcej niż jednego akcjonariusza i głosować odmiennie z akcji każdego akcjonariusza. Akcjonariusz posiadający akcje zapisane na więcej niż jednym rachunku papierów wartościowych może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na każdym z rachunków. Szczególnym przypadkiem jest sytuacja, w której pełnomocnikiem na walnym zgromadzeniu jest członek Zarządu, członek rady nadzorczej, pracownik Spółki lub członek organów lub pracownik Spółki zależnej od Spółki. Wówczas znajdują zastosowanie poniższe zasady:

1. pełnomocnictwo może upoważniać do reprezentacji tylko na jednym Walnym Zgromadzeniu.

2. pełnomocnik ma obowiązek ujawnić akcjonariuszowi okoliczności wskazujące na istnienie bądź możliwość wystąpienia konfliktu interesów.

3. udzielenie dalszego pełnomocnictwa jest wyłączone.

4. pełnomocnik głosuje zgodnie z instrukcjami udzielonymi przez akcjonariusza.

Pełnomocnictwo do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu Spółki i wykonywania prawa głosu wymaga udzielenia na piśmie lub w postaci elektronicznej. Pełnomocnictwo udzielone w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Jeśli pełnomocnictwo zostaje udzielone w formie elektronicznej, to mocodawca powinien zawiadomić o tym Spółkę. Zawiadomienie (w formacie PDF) powinno zostać złożone Spółce w terminie umożliwiającym jej dokonanie identyfikacji mocodawcy i jego pełnomocnika, nie później jednak niż w dniu poprzedzającym dzień, na który zostało zwołane Walne Zgromadzenie. Zawiadomienie może mieć formę pisemną albo postać elektroniczną. Zawiadomienie w formie pisemnej winno być przesłane na adres Biura Spółki, tj. ul. Waryńskiego 2, 78-400 Szczecinek. Zarząd zwraca uwagę, że w/w termin na złożenie Spółce zawiadomienia jest zachowany, jeśli w tym terminie zawiadomienie zostanie przekazane Zarządowi. Nie jest zatem wystarczające nadanie w tym terminie zawiadomienia. Zawiadomienie w postaci elektronicznej jest przesyłane do Spółki za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adres wz@kppd.pl.

Zawiadomienie powinno zawierać:

1. imię i nazwisko albo nazwę (firmę) mocodawcy oraz imiona i nazwiska osób uprawnionych do udzielenia pełnomocnictwa w jego imieniu,

2. rodzaj oraz numer identyfikacyjny dokumentu tożsamości, a także numer PESEL mocodawcy (w przypadku osób fizycznych) albo numer KRS (w przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców),

3. imię i nazwisko pełnomocnika,

4. miejsce zamieszkania (siedzibę) mocodawcy oraz pełnomocnika,

5. numer telefonu lub adres poczty elektronicznej, które umożliwiają stały kontakt z mocodawcą,

6. datę udzielenia pełnomocnictwa,

7. wskazanie Walnego Zgromadzenia, w związku z którym pełnomocnictwo jest udzielane,

8. zakres pełnomocnictwa, w tym w szczególności wszelkie ograniczenia pełnomocnictwa oraz wskazanie, czy pełnomocnik może ustanawiać także dalszych pełnomocników,

9. wskazanie, czy pełnomocnictwo jest odwołalne.

Jeżeli zawiadomienie zostało dokonane zgodnie z powyższymi wymogami, Spółka niezwłocznie potwierdza mocodawcy otrzymanie zawiadomienia.

Jeżeli zawiadomienie nie odpowiada powyższym wymogom, Spółka niezwłocznie informuje o tym zgłaszającego wskazując na braki zawiadomienia.

Każdy z uczestników, w tym także pełnomocnik, bezpośrednio po przybyciu na Walne Zgromadzenie, ma obowiązek wpisania się na listę obecności.

Uczestnik przed wpisaniem na listę obecności ma obowiązek przedłożyć dokument, który w sposób nie budzący wątpliwości potwierdza jego tożsamość. Przedstawiciele (pełnomocnicy) przed wpisem na listę obecności mają ponadto obowiązek przedłożyć do protokołu dokumenty, z których w sposób nie budzący wątpliwości wynikać będzie ich zgodne z prawem umocowanie do reprezentacji mocodawcy na Walnym Zgromadzeniu. Ponadto pełnomocnik, któremu udzielono pełnomocnictwa w postaci elektronicznej, przed wpisem na listę obecności ma obowiązek przedłożyć do protokołu to pełnomocnictwo w postaci wydruku (w formacie PDF).

Spółka udostępnia na swojej stronie internetowej (www.kppd.pl, w zakładce Dla inwestorów/Walne Zgromadzenia) formularze, które mogą być wykorzystywane przez akcjonariuszy do głosowania przez pełnomocnika. Akcjonariusze nie mają jednak obowiązku korzystania z tych formularzy.

W przypadku, gdy głosowanie jest przeprowadzone przy wykorzystaniu kart do głosowania elektronicznego nie jest możliwe oddanie głosu za pomocą formularza.

Powyższe zasady stosuje się odpowiednio także do dalszych pełnomocnictw oraz do odwołania pełnomocnictwa.

Zgodnie z art.4065 Kodeksu spółek handlowych, Spółka zapewnia transmisję obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym.

Nie istnieje możliwość uczestniczenia na Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Nie istnieje możliwość wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej.

Prawo akcjonariusza do zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia:

Podczas obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia akcjonariusz ma prawo do zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku obrad walnego zgromadzenia. Zgodnie z art. 428 § 1 Kodeksu spółek handlowych, Zarząd jest obowiązany do udzielenia akcjonariuszowi na jego żądanie informacji dotyczących Spółki, jeżeli jest to uzasadnione dla oceny sprawy objętej porządkiem obrad.

Rejestracja obecności na Walnym Zgromadzeniu:

Osoby uprawnione do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu proszone są o dokonanie rejestracji i pobranie karty do głosowania bezpośrednio przed salą obrad na pół godziny przed rozpoczęciem obrad Walnego Zgromadzenia.

Pozostałe informacje:

1. Informacje dotyczące Walnego Zgromadzenia będą udostępniane na stronie internetowej Spółki www.kppd.pl.

2. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych:

Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) informujemy, iż w związku z organizacją i przebiegiem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia:

1. administratorem danych osobowych jest KPPD-Szczecinek S.A. z siedzibą w Szczecinku ul. Waryńskiego 2,

2. kontakt z Inspektorem Ochrony Danych - iod@kppd.pl,

3. dane osobowe przetwarzane będą na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.

4. osoba fizyczna, której dane osobowe będą przetwarzane, posiada prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania,

5. osoba fizyczna, o której mowa w punkcie 4, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego,

6. podanie danych osobowych w oparciu o przepisy prawa jest obligatoryjne, a w pozostałym zakresie jest dobrowolne.

Więcej na: http://biznes.pap.pl/pl/reports/espi/all,0,0,0,1

kom espi zdz