ZUS potwierdza: karty żywieniowe na jasnych zasadach, więcej korzyści dla pracowników i pracodawców

- ZUS w porozumieniu ze stroną społeczną (Federacją Przedsiębiorców Polskich, Ogólnopolskim Porozumieniem Związków Zawodowych, Pracodawcami RP, Forum Związków Zawodowych oraz Konfederacją Lewiatan) zatwierdził standardy branżowe, które jednoznacznie określają, jak bezpiecznie stosować karty żywieniowe finansowane przez pracodawców i korzystać ze zwolnienia z ZUS do kwoty 450 zł miesięcznie.

- Firmy zyskują stabilność: dotychczasowe wątpliwości i rozbieżne interpretacje zostały zastąpione jasnymi, praktycznymi wytycznymi.

- Jednym z kluczowych elementów zasad jest ograniczenie sieci akceptacji i możliwość wykorzystania środków wyłącznie na określone wydatki - zgodne z celem świadczenia.

- Dzięki zatwierdzonym standardom większość obowiązków przenosi się na wydawcę kart (np. Pluxee). Pracodawcy wdrażają jedynie odpowiedni regulamin i uzyskują jego akceptację wraz z oświadczeniem od pracownika - bez potrzeby zabierania paragonów.

- To rozwiązanie, które łączy wygodę operacyjną i efektywność kosztową dla pracodawcy z konkretnym zyskiem dla pracownika.

Jasne zasady benefitów żywieniowych

To game-changer dla rynku benefitów pracowniczych. Jeszcze do niedawna pracodawcy poruszali się wśród rozbieżnych interpretacji dotyczących dofinansowania posiłków. Brak jednoznacznych wytycznych budził wątpliwości co do przyznawania takich świadczeń, a niepewność skutecznie hamowała ich szersze wdrożenie.

Co ważne, nowe standardy to efekt ścisłej współpracy ZUS ze stroną społeczną - wypracowane wspólnie rozwiązanie łączy bezpieczeństwo prawne z wygodą operacyjną. Dla pracodawców oznacza to realne ułatwienie. Większość obowiązków związanych z przestrzeganiem zasad, raportowaniem i kontrolą spoczywa teraz na operatorach kart żywieniowych. Z perspektywy przedsiębiorcy wystarczy wdrożyć regulamin i uzyskać jego akceptację od pracownika wraz z oświadczeniem. To proste, bezpieczne i zgodne z przepisami.

Arkadiusz Rochala, dyrektor generalny i wiceprezes zarządu Pluxee Polska, przewiduje, że zatwierdzenie standardów pozytywnie wpłynie na rynek:

„Przez długi czas obserwowaliśmy, jak niejednoznaczność przepisów i obawy przed koniecznością zbierania paragonów powstrzymywały wielu klientów przed wdrożeniem tego benefitu. Jasne wytyczne, w tym przejrzysty regulamin i partnerska sieć akceptacji, znoszą tę blokadę i dają impuls do rozwoju świadczenia zgodnie z intencją ustawodawcy. Można się spodziewać, że pracodawcy będą teraz chętniej sięgać po to narzędzie i szerzej korzystać ze zwolnienia z obowiązku składkowego do 450 zł miesięcznie na pracownika. Dla zatrudnionych to realne wsparcie - aż 80% wskazuje dofinansowanie posiłków jako najbardziej pożądany benefit”.

Dyrektor Pluxee podkreśla też skuteczność dialogu społecznego:

„Dlatego z zadowoleniem obserwujemy zmianę stanowiska ZUS, który wysłuchał argumentów przedsiębiorców dotyczące niespójności interpretacji z praktyką rynkową. Instytucja podjęła konstruktywny dialog ze stroną społeczną, reprezentowaną przez organizacje pracownicze i związki zawodowe. Wspólnie udało się wypracować spójne rozwiązanie, które przy spełnieniu określonych warunków daje pracodawcom jasność, bezpieczeństwo i pewność działania. To realny przykład, że dobrze przeprowadzony dialog społeczny może przynieść konkretne i korzystne zmiany”.

Jasne zasady, mniej formalności dla pracodawców

Nowe, praktyczne rozwiązania związane z wydatkowaniem środków w ramach bonów i kart żywieniowych, to nie tylko uproszczenie, ale też wzmocnienie zaufania do benefitów żywieniowych jako elementu nowoczesnej polityki zatrudnienia i sygnał dla firm, które do tej pory zwlekały z wdrożeniem kart żywieniowych z obawy przed zawiłościami formalnymi. Teraz pracodawcy mają nie tylko jasność prawną, ale także gotowe i bezpieczne narzędzie wspierania pracowników w ramach nowoczesnej polityki benefitowej. To istotny impuls do popularyzacji świadczenia, które niesie ze sobą wiele praktycznych korzyści - także po stronie firmy.

„Stanowisko ZUS pozwala ograniczyć biurokrację i zwiększyć elastyczność działań obu stron zatrudnienia. Prowadzenie drobiazgowej ewidencji nie wydaje się być trafnym rozwiązaniem w przypadku, gdy można skorzystać z odpowiednich zabezpieczeń systemowych. W zupełności wystarczające są między innymi regulaminy - zarówno wewnętrzne, jak i zawarte z wydawcą kart - które jasno określają zasady korzystania z benefitów” - tłumaczy prof. Grażyna Spytek-Bandurska z Federacji Przedsiębiorców Polskich (FPP).

Ekspertka podkreśla potrzebę równowagi między legalnością a efektywnością, którą ta zmiana pozwala stworzyć:

„Takie rozwiązania umożliwiają kontrolę i służą bezpieczeństwu z pominięciem uciążliwej biurokracji, co świadczy o skuteczności i sprawczości prawa adekwatnego do potrzeb zmieniającego się rynku. Konieczne jest dbanie o prawidłowość wydatkowania środków w sposób zgodny z prawem, ale nie może to prowadzić do nadmiernego rygoryzmu” - mówi Spytek-Bandurska.

Dofinansowanie posiłków to istotne wsparcie codziennych wydatków pracowników

Pracownicy coraz częściej oczekują świadczeń, które mają bezpośredni wpływ na ich domowy budżet. Jak pokazuje badanie Pluxee Polska, dla 88% zatrudnionych najważniejsze są benefity finansowe, które pomagają pokryć codzienne koszty życia, a 77% deklaruje, że dofinansowanie posiłków odczuwalnie poprawia ich sytuację finansową.

„Z perspektywy Ogólnopolskiego Porozumienia Związków Zawodowych (OPZZ), stanowisko ZUS dotyczące dofinansowania posiłków to krok we właściwym kierunku. Dzięki konstruktywnemu dialogowi między stroną rządową, partnerami społecznymi i pozostałymi interesariuszami udało się wypracować przejrzyste standardy branżowe, które wspierają poprawę dobrobytu pracowników. Jasne wytyczne i klarowna interpretacja przepisów stanowią właściwy wzór postępowania w zarządzaniu polityką benefitową. Dla pracowników dofinansowanie posiłków - bez konieczności spełnienie uciążliwych formalności, w tym zbierania paragonów - oznacza odczuwalną poprawę jakości pracy” - mówi Norbert Kusiak z Ogólnopolskiego Porozumienia Związków Zawodowych (OPZZ). „Rozmowy z ZUS to także dobry przykład na to, jak dialog społeczny może działać w praktyce. Gdy partnerzy społeczni wspólnie wypracowują rozwiązania, a instytucje państwowe je uznają i wdrażają, zwiększa się zaufanie do instytucji publicznych i wzmacnia sens prowadzenia rozmów trójstronnych. Liczymy, że to dopiero początek szerszego trendu - i że podobne rozwiązania będą wdrażane również w innych obszarach związanych z jakością życia pracowników i benefitami” - dodaje.

Uzupełnienie zwiększenia kwoty dofinansowania - szansa na realne wykorzystanie 450 zł

Nowe wytyczne to również logiczna kontynuacja wcześniejszych decyzji legislacyjnych - jak zwiększenie limitu zwolnienia ze składek na dofinansowanie posiłków z 300 do 450 zł miesięcznie na pracownika. Choć podniesienie tego progu otworzyło formalnie drogę do bardziej znaczącego wsparcia pracowników, brak jednoznacznych zasad jego stosowania przez wiele miesięcy powodował niepewność i powściągliwość po stronie pracodawców.

Obecnie (dzięki wdrożonym standardom i jednoznacznym wytycznym) mechanizm ten może wreszcie działać w praktyce - na szeroką skalę i bez zbędnych formalności. Tak aby kwota w wysokości 450 zł miesięcznego wsparcia przestała być teoretycznym limitem i zaczęła trafiać do pracowników.

„Jednocześnie liczymy, że w ślad za stanowiskiem ZUS, które uwzględnia interesy strony pracowniczej, nastąpi dalsza coroczna waloryzacja kwoty świadczenia o wskaźnik inflacji lub wzrostu wynagrodzenia w roku poprzednim. Przy obecnym, wciąż dotkliwym dla pracowników poziomie inflacji, jego realna wartość nie w pełni odpowiada na rzeczywiste potrzeby pracowników. W obliczu wysokich kosztów życia to naturalna i potrzebna kontynuacja rozpoczętych działań” - podkreśla Norbert Kusiak z OPZZ.

Na czym polegają standardy branżowe - praktyczne zasady wdrożenia kart żywieniowych

Standardy branżowe, wypracowane wspólnie przez stronę społeczną i zaakceptowane przez ZUS, tworzą jednolite, przejrzyste ramy działania dla firm, które chcą oferować dofinansowanie posiłków. Stanowią gotowy model wdrożenia dofinansowania posiłków w firmach - zgodnie z przepisami i bez ryzyka. Celem jest zapewnienie zgodności z przepisami i pełne bezpieczeństwo podatkowo-składkowe - bez zbędnych formalności.

Najważniejsze elementy tych standardów

Aby pracownik mógł otrzymać kartę żywieniową zwolnioną ze składek ZUS, musi zapoznać się i zaakceptować dwa dokumenty:

- Regulamin pracodawcy dotyczący zasad korzystania ze świadczenia,
- Regulamin karty żywieniowej przygotowany przez jej wydawcę (np. Pluxee).

Akceptacja tych regulaminów następuje poprzez podpisanie oświadczenia, w którym pracownik potwierdza, że zapoznał się z dokumentami i zobowiązuje się ich przestrzegać.

Co zawiera regulamin?

1. Cel korzystania z karty.
Karta może być wykorzystywana wyłącznie do zakupu posiłków do spożycia w placówkach gastronomicznych oraz wybranych placówkach handlowych wskazanych jako akceptanci kart żywieniowych (np. restauracjach, barach, stołówkach oraz sklepach spożywczych, supermarketach).

2. Zakaz zakupu innych produktów
Regulamin wyraźnie wyklucza możliwość zakupu:
- alkoholu, tytoniu,
- paliw, chemii gospodarczej,
- odzieży i innych artykułów nieżywnościowych,
- nieprzetworzonych produktów spożywczych nienadających się do bezpośredniego spożycia (np. surowe mięso czy mąka).

3. Brak możliwości wypłaty gotówki
Karta działa wyłącznie w trybie bezgotówkowym - nie można wypłacać środków z bankomatu, używać jej do cashbacku ani zamieniać na gotówkę w żaden inny sposób.

4. Sieć akceptantów ograniczona technologicznie
Sieć akceptacji kart żywieniowych jest ograniczona wyłącznie do placówek gastronomicznych lub wybranych placówkach handlowych. Karta zadziała tylko w punktach oznaczonych właściwymi kodami MCC lub MID, co technicznie uniemożliwia użycie jej poza siecią gastronomiczno-spożywczą.

5. Zasady płatności i dopłat
Jeśli wartość posiłku przekracza dostępne środki na karcie, pracownik może dopłacić różnicę inną formą płatności (np. gotówką lub kartą prywatną).

6. Odpowiedzialność za nieprawidłowe użycie
W przypadku naruszenia regulaminu (np. próby zakupu niedozwolonego towaru), pracownik może zostać zobowiązany do:

- zwrotu kwoty zwolnionej ze składek ZUS,
- poniesienia odpowiedzialności służbowej na podstawie wewnętrznych przepisów pracy.

Podpisanie regulaminu i oświadczenia nie tylko umożliwia skorzystanie z karty, ale stanowi podstawę formalną zwolnienia ze składek ZUS. Dzięki temu rozwiązanie jest bezpieczne dla firmy, zgodne z przepisami i przejrzyste dla pracownika.

Pluxee - lider rynku

Jako lider rynku w obszarze dofinansowania posiłków Pluxee od lat wspiera pracodawców w budowaniu nowoczesnej i skutecznej polityki benefitowej.

„Naszym priorytetem było zawsze, aby klienci mogli działać bez wątpliwości i obaw. Cieszymy się, że możemy wspierać organizacje w bezpiecznym wdrażaniu rozwiązań, które są korzystne dla wszystkich zaangażowanych. A teraz mamy w tym jeszcze większą pewność, ponieważ nasze rozwiązania technologiczne są w pełni zgodne i gotowe” - mówi Arkadiusz Rochala, dyrektor generalny i wiceprezes zarządu Pluxee Polska

Karta Pluxee Lunch już dziś spełnia wszystkie wymogi zawarte w zatwierdzonych standardach:

- działa wyłącznie w placówkach gastronomicznych lub wybranych placówkach handlowych, w których - można nabyć posiłki do spożycia,
- nie umożliwia wypłat gotówki,
- objęta jest zrozumiałym regulaminem zgodnym z przepisami,
- podlega audytom zgodności,
- zapewnia dostęp do zestawień uproszczonej historii transakcji.

Źródło informacji: Pluxee