Nowoczesny urząd może być tani!

Samorządy posiadają ograniczone zasoby finansowe. Starają się szukać oszczędności wszędzie tam, gdzie jest to możliwe. Często na te właśnie jednostki spadają dodatkowe obciążenia związane z nowymi regulacjami ustaw rządowych. Nic więc dziwnego, że inwestowanie w najnowsze technologie: sprzęt komputerowy, oprogramowanie nie jest priorytetem. Jednak tutaj ważna jest kwestia odpowiedzialności. Sprawność systemów e-administracji samorządowej wpływa przecież na stabilność państwa. Dziś Internet dociera do 70 proc. polskich domów, a regularnie korzysta z niego 59 proc. obywateli. E-usługi może jednak zaoferować swoim klientom jedynie 1/3 urzędów.

Nowoczesne technologie używające chmury technologicznej powinny być codziennością każdego urzędu. Zgodnie z wynikami badań prowadzonych w skali globalnej przez Komisję Europejską, inwestycje w nowoczesne technologie informatyczne generują podwyższenie produktywności pracy aż w 50 proc. Usprawnią jego funkcjonowanie, poprawią komunikację wewnętrzną oraz z mieszkańcami, przyniosą długofalowe oszczędności. Podniosą kompetencje cyfrowe pracowników. W końcu będą odpowiedzią na oczekiwania nowego pokolenia mieszkańców gmin i powiatów. Są najbezpieczniejszą obecnie dostępną formą przechowywania dokumentów.

Model subskrypcyjny

Warto zaznaczyć, że wszystkie dane instytucji będą zabezpieczone przed awarią serwera, kradzieżą sprzętu lub błędem pracownika. Samorządowi i mieszkańcom zostanie zapewniona legalna i poufna lokalizacja danych, pozwalająca na ich przetwarzanie w zgodzie z regulacjami GIODO. Często jednorazowo poniesione koszty mogą wydawać się za duże, tym bardziej, jeśli wcześniej nie korzystaliśmy z takich usług i nie jesteśmy pewni czy dobrze zastosują je pracownicy urzędu.

Tutaj pomocna z pewnością okazać się może elastyczna forma dostarczania rozwiązań, czyli model subskrypcyjny. Takie rozwiązanie proponuje jednostkom samorządu terytorialnego home.pl. Usługę Office 365 oferuje w modelu miesięcznym, trzymiesięcznym, sześciomiesięcznym, rocznym i dwuletnim. Nie dość, że płatności nie będą już problemem, to dodatkowo można po wybranym okresie przekonać się czy zaproponowane rozwiązania technologiczne są przyjazne urzędnikom i usprawniają ich codzienną pracę, mieszkańcy zauważyli lepszą jakość obsługi i zmiany w sposobie komunikowania się z nimi.

Okres trzymiesięcznej czy półrocznej subskrypcji to czas, kiedy można zapoznać się ze wszystkimi usługami z pakietu Office365, ale także ocenić dodatkowe bonusy chociażby takie, jak pomoc konsultantów/opiekunów.

Dużym rozwiązaniem mogą okazać się dofinansowania unijne.

Kto zapłaci? Unia!

Opłaty za korzystanie z usług w chmurze mogą być finansowane z funduszy europejskich. Wytyczne w zakresie kwalifikowalności dla najpopularniejszych funduszy wskazują wprost na taką możliwość.

Obecni i potencjalni beneficjenci funduszy europejskich, osoby przygotowujące projekty z myślą o unijnym dofinansowaniu mają niekiedy wątpliwości dotyczące możliwości finansowania z tego źródła usług i aplikacji udostępnianych w chmurze. Istnieje dość rozpowszechniony pogląd, zgodnie z którym wydatki na tego rodzaju usługi nie mogą być zakwalifikowane do refundacji. Fakty są jednak inne. Aktualne wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w najpopularniejszych funduszach - Europejskim Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskim Funduszu Społecznym oraz Funduszu Spójności mówią wprost: „Niżej wymienione kategorie wydatków kwalifikują się do współfinansowania z funduszy strukturalnych oraz Funduszu Spójności […]: I) wydatki poniesione z tytułu korzystania z infrastruktury udostępnionej w technologii chmury obliczeniowej” (1).

(1) pkt. 6.11, Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 MIiR/H 2014-2020/12(01)/04/2015/