E-samorząd. Na pomoc urzędnikom: szybciej, taniej, za unijne pieniądze

Dwie renomowane firmy - home.pl i Microsoft postanowiły przyjść z pomocą urzędnikom. Ich eksperci, po dokładnym zapoznaniu się i analizie pracy w samorządach, opracowali rozwiązanie, które sprosta oczekiwaniom małych i dużych jednostek. Jego nazwa to Exchange Online. Zakup można sfinansować ze środków unijnych.

To także kwestia odpowiedzialności. Sprawność systemów e-administracji samorządowej wpływa na stabilność państwa.

Samorządy wciąż poszukują sposobów, żeby oszczędzić czas urzędników, zmniejszyć ponoszone koszty oraz skutecznie i szybko załatwić sprawy, z którymi zwracają się do nich obywatele. W dzisiejszych czasach bez wykorzystania nowych technologii te założenia są niemożliwe do zrealizowania. Nawet dla najlepszego menadżera.

Zarządzanie pracą urzędników, koordynowanie procesów przepływu dokumentów, wreszcie komunikacja, archiwizacja i bezpieczeństwo danych - to codzienne wyzwania polskich urzędników.

Nie wolno także zapominać o zadowoleniu mieszkańców ze świadczonych im usług. Należy pozostać z nimi w stałym kontakcie, wykorzystując do tego choćby e-maile i informując o ważnych dla danego samorządu wydarzeniach. Dzięki temu urząd będzie oceniany jako profesjonalny i przyjazny dla klientów.

Urząd w chmurze

Z pomocą urzędnikom postanowiły przyjść dwie renomowane firmy - home.pl i Microsoft. Ich eksperci, po dokładnym zapoznaniu się i analizie pracy w samorządach, opracowali rozwiązanie, które sprosta oczekiwaniom małych i dużych urzędów. Jego nazwa to Exchange Online.

To nic innego jak chmurowa usługa, która na zasadzie subskrypcji zapewnia - w dowolnym czasie i z dowolnego urządzenia - dostęp do profesjonalnej hostowanej poczty e-mail. Dzięki czemu każdy samorząd będzie mógł jeszcze efektywniej współpracować i komunikować się.

Exchange Online gwarantuje urzędom sprawny kontakt z mieszkańcami m.in. dzięki zautomatyzowanej korespondencji seryjnej. Pozwala to na stały kontakt w sytuacjach codziennych (przerwa w dostawie mediów, remonty dróg) i wyjątkowych (nagłe zagrożenie), Umożliwia również spełnienie wymogów prawnych dotyczących informowania mieszkańców gmin.

Exchange Online wspiera również pracę projektową pracowników urzędu, m.in. dzięki współdzieleniu kalendarzy oraz opcji zarządzania kalendarzami personelu. Można wtedy łatwiej organizować życie gminy i koordynować spotkania, np. władz gminy. Archiwum lokalne oraz skrzynki pocztowe o dużej pojemności (50 GB) umożliwiają użytkownikom przechowywanie wiadomości e-mail w głównej skrzynce pocztowej lub ich archiwizowanie.

Wiele korzyści

Najważniejsze korzyści jakie przynosi Exchange Online, od razu po jego wprowadzeniu to:

- Oszczędność czasu i zasobów związanych z eliminacją procesów papierowych - błyskawiczne przesyłanie dokumentów, przechowywanie ich w jednym miejscu, szybki dostęp do poszczególnych spraw, pism, dzięki zaawansowanej wyszukiwarce, a także ograniczony wgląd ze względu na kompetencje poszczególnego pracownika;

- Szybki wgląd w zadania pracownika. Dzięki funkcji dzielonych kalendarzy w prosty sposób można łatwiej organizować życie urzędników i gminy;

- Bezpieczeństwo i niezawodność - Exchange Online zawiera zaawansowane funkcje ochrony informacji, co stanowi kluczową kwestię w pracy urzędników. Wszystkie skrzynki pocztowe są chronione przez filtry antyspamowe wykrywające również złośliwe oprogramowanie. Funkcje ochrony przed utratą danych uniemożliwiają użytkownikom omyłkowe wysłanie poufnych informacji niepowołanym osobom;

- Usprawnienie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w urzędach.

Kto zapłaci? Unia!

Opłaty za korzystanie z usług w chmurze mogą być finansowane z funduszy europejskich. Wytyczne w zakresie kwalifikowalności dla najpopularniejszych funduszy wskazują wprost na taką możliwość.

W ramach poniższych programów, instytucje publiczne mogę starać się o dotację na projekty cyfrowe:

- Program Operacyjny Polska Cyfrowa - I, II, i III oś priorytetowa;

- Program Operacyjny "Innowacyjna Gospodarka" - w zakresie VII osi priorytetowej "Społeczeństwo informacyjne - budowa elektronicznej administracji" oraz VIII osi priorytetowej "Społeczeństwo informacyjne - zwiększenie innowacyjności gospodarki" - Działanie 8.3 "Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu" i Działanie 8.4 "Zapewnienie dostępu do Internetu na etapie 'ostatniej mili'" (Instytucja Pośrednicząca II stopnia/Instytucja Wdrażająca);

- Szwajcarsko-Polski Program Współpracy na lata 2007-2017 - w zakresie Priorytetu nr 1 "Bezpieczeństwo, stabilność, wsparcie reform", Priorytetu nr 2 "Infrastruktura i środowisko", Priorytetu nr 5.2 "Alokacje specjalne - projekty zaproponowane przez stronę szwajcarską" oraz Funduszu na Przygotowanie Projektów (Instytucja Pośrednicząca).

Bezpłatne wsparcie

Samorządy, które zakupią usługę Exchange Online mogą liczyć na bezpłatne wsparcie home.pl. Polega ono na doradztwie merytorycznym specjalisty w procesie wdrożenia. Oferta dotyczy dostępności specjalisty do kontaktu z wyznaczoną przez klienta osobą, w godzinach 09:00 – 17:00, od poniedziałku do piątku.

Wsparcie oferuje także Microsoft. Dzieje się to w przypadkach wykraczających poza możliwości konfiguracyjne klienta czy home.pl. Złotym Partnerom Microsoft oferuje możliwość reprezentowania spraw klienta i zgłoszeń technicznych dotyczących Office 365.

Wsparcie dla użytkowników końcowych

Pomoc świadczy także dedykowana infolinia dostępna całodobowo przez siedem dni w tygodniu dla użytkowników końcowych produktu Office 365. Infolinia świadczy wsparcie w zakresie:

- podstawowych konfiguracji,

- instalacji oprogramowania,

- przyjmowania zgłoszeń wymagających weryfikacji/konsultacji,

- konsultacje techniczne dotyczące Office 365.

Dziś Internet dociera do 70 proc. polskich domów, a regularnie korzysta z niego 59 proc. obywateli. E-usługi może zaoferować swoim klientom jedynie 1/3 urzędów.

To także kwestia odpowiedzialności. Sprawność systemów e-administracji samorządowej wpływa na stabilność państwa.

Warto zaznaczyć, że wszystkie dane instytucji będą zabezpieczone przed awarią serwera, kradzieżą sprzętu lub błędem pracownika. Gminie i mieszkańcom zostanie zapewniona legalna i poufna lokalizacja danych, pozwalająca na ich przetwarzanie w zgodzie z regulacjami GIODO.

Zgodnie z wynikami badań prowadzonych w skali globalnej przez Komisję Europejską, inwestycje w nowoczesne technologie informatyczne generują podwyższenie produktywności pracy aż w 50 proc.